3 maneres de maximitzar l'espai de l'oficina

Taula de continguts:

3 maneres de maximitzar l'espai de l'oficina
3 maneres de maximitzar l'espai de l'oficina
Anonim

Quan el vostre escriptori és un embolic, pot fer que sigui molt més difícil veure les coses que heu de fer. Els dispositius electrònics s’apilen, els papers s’escampen per tot arreu i tot l’escriptori s’omple d’elements que no s’utilitzen i que només s’interposen. Tanmateix, amb algunes eines noves i una mica de coneixement organitzatiu, podeu revisar completament el disseny del vostre despatx d’oficina amb una nova configuració que afavoreixi l’eficiència i elimini el desordre. La clau rau en utilitzar correctament l’espai que teniu i crear un espai nou on més el necessiteu.

Passos

Mètode 1 de 3: Reduir el desordre

Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 1
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 1

Pas 1. Llenceu les escombraries i els elements innecessaris

Emprèn una purga total de tots els articles molestos, estranys o irrellevants que estiguin amuntegant el vostre escriptori. Això inclou documents obsolets, correu brossa, caixes buides i subministraments d'oficina antics o no utilitzats, a més de desordres més evidents com els paquets d'aliments.

  • Mentre netegeu el vostre escriptori, desfeu-vos de tantes coses com pugueu prescindir. Com més llenceu, més espai us quedarà per fer una feina real.
  • Poseu una paperera al costat de l’escriptori perquè les escombraries no continuïn acumulant-se.
Maximitzeu l’espai de l’oficina Pas 2
Maximitzeu l’espai de l’oficina Pas 2

Pas 2. Decidiu què ha de romandre a l'escriptori i què no

Ordeneu els elements restants en grups segons la seva importància per al vostre treball i la freqüència amb què els feu servir. Els subministraments que utilitzeu cada dia es poden disposar en organitzadors de sobretaula sensibles o llançar-los als calaixos a l’abast, mentre que els elements imprescindibles s’han de traslladar a un lloc fora del camí o descartar-los completament.

  • Si teniu la millor manera de procedir, comenceu classificant els materials de treball de l’1 al 4 en funció de la seva immediatesa. Els articles que rebin una classificació d'1 poden romandre a l'escriptori; els objectes amb un rànquing de 2 poden anar als calaixos; els de 3 s han de col·locar en organitzadors separats i els de 4 s es poden emmagatzemar.
  • Per augmentar l’espai general, heu de crear un enfocament minimalista i més centrat en els tipus de coses que guardeu al vostre voltant.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 3
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 3

Pas 3. Reduir la mida fins a un mobiliari més racional

És possible que tingueu a l’escriptori articles que considereu essencials, però que ocupen més que la seva part justa de l’espai de treball. Torneu a avaluar objectes voluminosos, feixucs o de forma estranya i comproveu si valdria la pena substituir-los per versions més petites i més eficaces en l'espai. Per exemple, és possible que pugueu localitzar una font de llum més compacta per substituir una làmpada d’escriptori de gran format.

  • Això us donarà una pràctica excusa per fer una mica de compres per vosaltres mateixos: els tipus de productes d’oficina que es venen avui solen ser més petits i elegants en comparació amb els seus homòlegs més antics.
  • Cerqueu articles que tinguin diversos usos, com ara un carretó per a impressores que també funcioni com a arxivador o una placa que també contingui bolígrafs.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 4
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 4

Pas 4. Reduir els efectes personals

Tot i que pot ser bo per a la vostra moral conservar unes quantes imatges dels vostres fills o diverses idees de la cultura pop al voltant de l’espai de treball, massa d’aquests objectes comencen a consumir valuosos espais d’escriptori. També poden convertir-se en una distracció fàcil, ja que tindreu la temptació d’aturar-los i admirar-los durant tot el dia.

  • Limiteu els vostres objectes personals a un grapat d’objectes petits, com ara un retrat emmarcat del gos de la família o un cap de canya Garfield.
  • Consulteu les pautes de decoració de l’empresari per fer-vos una idea del que queda bé.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 5
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 5

Pas 5. Deixeu molt espai per treballar

La part central de l'escriptori s'ha de reservar per a l'ordinador o per als documents importants. Separeu una àrea petita a un costat de l’escriptori i utilitzeu-la per completar els tràmits. Doneu-vos un munt d’espai per als colzes perquè no us sentiu sufocats mentre us ocupeu de les tasques diàries.

Eviteu que altres elements derivin a l’espai que heu reservat per a les funcions principals de la feina

Mètode 2 de 3: aprofitar al màxim el vostre espai d'emmagatzematge

Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 6
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 6

Pas 1. Utilitzeu els calaixos

Col·loqueu els subministraments bàsics i els articles més utilitzats als calaixos superiors perquè estiguin a prop. Això inclou coses com estris d’escriptura, sobres, formularis importants i carpetes de fitxers. Deseu els calaixos inferiors per a subministraments de còpia de seguretat, materials de referència i documents que només heu de mirar ocasionalment. Preneu-vos una mica més de temps per organitzar el contingut dels calaixos del vostre escriptori perquè pugueu saber exactament on es troba tot quan ho necessiteu.

  • Emmagatzemeu paper de còpia, recanvis de cartutxos d’impressora, bolígrafs de tinta, grapes i altres articles que tendeixi a passar ràpidament per crear una memòria cau de subministraments.
  • Els calaixos són zones particularment de risc de desordres. Reviseu els calaixos cada dues setmanes i desfeu-vos de tot allò que no necessiteu que interfereixi en l'eficiència del disseny del vostre escriptori.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 7
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 7

Pas 2. Invertiu en un organitzador de calaixos

Tot l’espai del calaix del món no us servirà de res si els calaixos són un embolic confús. Deixeu de llençar coses al vostre escriptori i, en canvi, utilitzeu un organitzador de calaixos compartimentat que us faci la tasca de classificar i emmagatzemar. Els organitzadors dedicats seran útils dia a dia, ja que us permeten separar els vostres subministraments com vulgueu, mantenint-los junts en un sol lloc.

  • Etiqueu els diversos compartiments de l’organitzador de calaixos perquè el seu contingut sigui identificable immediatament.
  • Per a escriptoris especialment grans o complets, proveu de córrer amb diversos organitzadors de diferents mides i configuracions que siguin adequats per fer un seguiment dels vostres subministraments.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 8
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 8

Pas 3. Teniu un lloc dedicat per a dispositius electrònics

Si el vostre ordinador portàtil, tauleta o telèfon intel·ligent té un paper integral en el vostre treball, no dubteu a deixar-los fora, però aïlleu-los en un racó o en un calaix especial. D’aquesta manera, no acabaran estenent-se per l’escriptori. Intenteu no confiar en massa dispositius alhora, ja que poden esdevenir ràpidament un agreujament més que un ajut.

  • Configureu una "estació de recàrrega" a prop d'una presa de corrent o d'una corrent elèctrica on els vostres dispositius puguin romandre endollats i a punt per utilitzar-se.
  • En general, és millor utilitzar els vostres dispositius digitals només quan siguin estrictament necessaris. L’electrònica també contribueix a una gran quantitat de desordre mental.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 9
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 9

Pas 4. Mantingueu les bosses i maletins fora del camí

Motxilles, moneders, bosses per a portàtils, carmanyoles i altres portadors són voluminosos i ocupen molt d’espai, de manera que no té cap sentit cobrir el vostre escriptori amb ells. Emmagatzemeu aquests accessoris en qualsevol altre lloc, preferiblement al costat o a sota del vostre escriptori, on podreu accedir-hi sense ser un obstacle. Intenteu empaquetar els elements essencials en el mínim de bosses possibles en el camí a la feina cada dia.

  • Aprofiteu els armaris o les sales de descans per emmagatzemar objectes personals si la vostra empresa els ofereix.
  • Quan emmagatzemeu accessoris més grans al nivell del terra, procureu no obstruir l’espai per caminar existent.

Mètode 3 de 3: Introducció de noves eines i recursos

Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 10
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 10

Pas 1. Invertiu en una safata de paper

Si encara no utilitzeu una safata de paper, us perdeu un espai crucial a la taula i una eina d’organització inestimable. Les safates de paper tenen diversos nivells que podeu utilitzar per dividir els documents entrants, sortints i en curs, cosa que racionalitzarà molt el vostre flux de treball. Això vol dir que no haureu d’excavar mai més una pila de papers desordenats.

  • Penseu en la possibilitat d’implementar dues safates separades: una per al treball actual i una per a fitxers que no necessiteu però que encara no heu arxivat.
  • També podeu utilitzar una safata de paper per ordenar i respondre els correus sense resposta que s’han anat acumulant.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 11
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 11

Pas 2. Arxiveu documents a caixes

Els papers que no necessiteu diàriament es poden demanar, grapar o posar a carpetes de Manila i guardar-los a caixes d’emmagatzematge etiquetades. A continuació, podeu trobar un lloc per a aquestes caixes al voltant de l’escriptori o l’oficina o a l’emmagatzematge de documents especificat per la vostra empresa.

  • Les caixes d’emmagatzematge protegiran els documents importants de danys, vessaments i accidentalment fora de lloc o llançament.
  • Assegureu-vos que totes les caixes estiguin correctament etiquetades i arxivades sistemàticament.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 12
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 12

Pas 3. Mantingueu els estris d’escriptura en un sol lloc

Per evitar que falten bolígrafs, llapis i ressaltadors a la part inferior del calaix d’escombraries, agrupeu-los i agrupeu-los en una safata o en un organitzador de tasses. Feu una casa per a l’organitzador en algun lloc de l’escriptori, de manera que sempre tingueu a la mà un utensili per escriure.

  • Llenceu els estris trencats, assecats o que no tinguin cap.
  • No us oblideu de guardar uns quants paquets de còpia de seguretat de bolígrafs i retoladors en un calaix inferior per si us acabeu.
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 13
Maximitzeu l'espai de l'oficina Pas 13

Pas 4. Pengeu un petit tauler d’anuncis a prop

Podeu utilitzar un senzill tauler d’anuncis de suro per apuntar els avisos, mantenir recordatoris post-it i mantenir a la vista documents urgents. Si teniu una oficina per a vosaltres, munteu el tauler d’anuncis a la paret en algun lloc visible. Si treballeu en un espai compartit, proveu d’aparellar-lo a un separador de cabines o fins i tot al lateral de l’escriptori.

  • Els taulers d’anuncis són extremadament eficaços en l’espai, ja que us permeten eliminar objectes del vostre escriptori completament.
  • Si publiqueu fotos o decoracions personals al tauler d’anuncis, alliberareu espai a l’escriptori per obtenir articles més essencials.

Consells

  • Aneu netejant, desordenant i reorganitzant l’escriptori cada dues setmanes. No té gaire sentit establir un sistema nou per mantenir les coses en ordre si no s’hi adhereix.
  • Presteu atenció al flux de treball normal i continueu racionalitzant el disseny i la configuració del vostre escriptori. L’organització eficaç és un esforç continu.
  • Sempre tireu les escombraries immediatament. Com més temps espereu a llençar-lo, més probabilitats teniu de deixar-lo sense control.
  • Si treballeu en un espai compartit, consulteu si els vostres companys de feina estarien disposats a col·laborar amb vosaltres per obtenir solucions d’emmagatzematge i mesures d’organització que estalvien espai.

Recomanat: