En reservar el vostre entreteniment, penseu en els vostres convidats, la naturalesa del vostre esdeveniment i el vostre pressupost. Podeu reservar opcions d’entreteniment com músics, ballarins, altaveus i humoristes. Investigueu els tipus d’actuacions i animadors que funcionen per al vostre esdeveniment. Poseu-vos en contacte amb l’animador i negocieu la logística. Amb una mica de planificació, podeu convertir el vostre proper esdeveniment en un record.
Passos
Primera part de 3: triar el vostre entreteniment
Pas 1. Investigueu els costos totals de l'esdeveniment i definiu un pressupost d'entreteniment
És possible que ja tingueu en compte un pressupost, tot i que intenteu desglossar quant podeu destinar a entreteniment. Recordeu incloure altres costos, com ara menjar, decoració i regals, i consulteu el que us sobra al pressupost.
Pas 2. Reserva amb antelació per garantir les teves millors opcions
Tingueu en compte les opcions d'entreteniment molt abans de l'esdeveniment i planifiqueu reservar el vostre animador abans d'hora. Els animadors solen estar molt ocupats i poden reservar mesos amb antelació.
No cal que us precipiteu a una decisió, sinó que consulteu els calendaris dels intèrprets per fer-vos una idea de la seva disponibilitat. Podeu veure els seus propers esdeveniments al seu lloc web
Pas 3. Trieu el vostre tipus de rendiment
Podeu triar diverses opcions d’actuació, com ara músic, ballarí o altaveu. Preneu la vostra decisió en funció dels vostres convidats i de l'estil de l'esdeveniment. Tingueu en compte l'edat, els antecedents i la cultura dels vostres convidats. Penseu en les vostres necessitats d'entreteniment per a l'esdeveniment i trieu un tipus d'actuació que s'adapti bé a l'esdeveniment.
- Voleu un músic, com un grup, un cantant acústic o un DJ? O, busqueu una representació de dansa o una comèdia?
- La festa és l’aniversari o la graduació d’un nen? O és una dutxa per a nadons?
- Podeu aconseguir entreteniments creatius i reservar menys habituals, com ara intèrprets, hula hoopers o ventrílocs.
CONSELL D’EXPERT
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Pas 4. Decidiu el gènere i l'estil
Potser voleu reservar una ballarina, però hi ha diversos estils de ball entre els quals podeu triar. Voleu ballarí, aixeta o ballarina del ventre? Penseu en quin estil específic de música, comèdia o conferència voleu organitzar. Això ajudarà a restringir la cerca.
Pas 5. Investigueu les vostres millors opcions per als artistes
Després de tenir una idea de gènere o estil, connecteu-vos a la xarxa i cerqueu artistes que s’ajusten als vostres criteris. Cerqueu algú experimentat i que tingui diverses referències i ressenyes sòlides.
Intenteu esbrinar detalls com els antecedents de rendiment, el nivell d’experiència, la formació o l’educació
Pas 6. Mireu actuacions en directe, ja sigui en persona o enregistraments de vídeo
Vídeos de Google dels animadors que us interessa reservar. Cerqueu vídeos musicals o enregistraments d’actuacions en directe. Mireu les representacions per fer-vos una idea de què podeu esperar. Serà un bon ajust per al vostre esdeveniment?
Presteu atenció a com reacciona la multitud davant la música o l’actuació. Tothom es diverteix? L’animador es porta bé? Respondre a preguntes d’aquest tipus us pot ajudar a classificar els possibles artistes
Part 2 de 3: Esbrinar la logística
Pas 1. Contacteu directament amb un animador
Consulteu el seu lloc web per buscar informació sobre la reserva. Alguns poden tenir un número de telèfon per trucar o un formulari de contacte per emplenar. Esmenta la ubicació i la data de l'esdeveniment. Incloeu detalls com la naturalesa de l'esdeveniment i qualsevol expectativa que pugueu tenir. Sigues concís i amable.
És possible que no poseu-vos en contacte directament amb l’intèrpret, i està bé. Parleu amb el seu gestor o agent sobre el vostre esdeveniment
Pas 2. Utilitzeu un agent de talent o una agència d'entreteniment, si voleu
La feina d’un agent de talent és emparellar artistes amb clients per a esdeveniments en directe. Les agències d’entreteniment són empreses enfocades a proporcionar entreteniment per a esdeveniments. Podeu cercar empreses o agents en línia per ajudar-vos a trobar intèrprets.
- També us poden ajudar amb els aspectes empresarials, com ara negociar el contracte i resumir els detalls.
- Els agents i les empreses obtenen un percentatge de totes les ofertes d’entreteniment, així que tingueu en compte això quan prepareu el vostre pressupost.
- El temps de resposta típic és de 3-5 dies. Seguiu amb un altre correu electrònic si no heu rebut cap resposta al cap d’uns 5 dies.
Pas 3. Consulteu amb el vostre lloc sobre qualsevol restricció a l'esdeveniment
Tant si el vostre lloc està reservat com si encara decidiu, consulteu-lo amb el lloc per parlar del vostre esdeveniment. Alguns espais són més adequats per a certs esdeveniments que altres i és útil mirar el vostre lloc abans de decidir el vostre entreteniment.
- Podeu trucar directament al lloc o enviar-lo per correu electrònic, o bé cercar informació al seu lloc web.
- Assegureu-vos que hi hagi prou espai per a l’entreteniment que esteu pensant. Penseu també si el vostre esdeveniment serà interior o exterior.
- Per exemple, si voleu reservar un DJ, necessitaran espai per configurar equips d’àudio i una taula o dues. També voldreu espai per a una pista de ball i potser un làser o dos. Tingueu-ho en compte quan busqueu llocs o reserveu el vostre animador.
Pas 4. Sol·liciteu una consulta amb el vostre animador o agent de reserves
És més fàcil superar les expectatives i discutir els preus cara a cara. Si el vostre animador té temps i si funciona amb el vostre horari, organitzeu una reunió per revisar el vostre esdeveniment.
Pas 5. Comenteu qualsevol pregunta, sol·licitud i requisit amb el vostre intèrpret
Podeu parlar en persona o per telèfon. Feu qualsevol pregunta a l’animador o al seu gerent i responeu-les i aclariu la naturalesa del vostre esdeveniment. Assegureu-vos de preguntar si el vostre animador té algun requisit particular.
- Si teniu alguna sol·licitud en concret, com ara cançons o crits, feu-ho saber per endavant.
- Esborrar tots aquests detalls abans de l'esdeveniment ajuda a evitar la mala comunicació i garanteix que tothom estigui content i divertit.
Pas 6. Accepteu el preu de la reserva
La majoria d’animadors tindran una tarifa estàndard que cobren, normalment per hores. L'animador o el seu agent us oferiran un preu i podreu discutir-ne el pressupost. Potser discutiu com fer que la seva tarifa funcioni dins del vostre pressupost, com escurçar el temps. O potser han ajustat les tarifes en funció de la naturalesa del vostre esdeveniment.
- Negocieu el preu amb l’intèrpret proposant una taxa un 10% inferior a la que ofereixen.
- Està bé allunyar-se del vostre acord proposat si no us funciona. Simplement digueu: "Això no està en el meu pressupost. Disculpeu les molèsties ".
Pas 7. Escriviu i signeu un contracte si voleu acords oficials
Vostè i el seu intèrpret poden parlar sobre detalls i negociar els seus acords fins que les dues parts estiguin satisfetes. Després, poseu els acords per escrit, de manera que tothom tingui clar quines són les expectatives i la taxa de remuneració. Demaneu al vostre animador i al seu agent o gerent que signin el contracte i que el signeu vosaltres mateixos.
Si ho preferiu, també podeu fer un acord verbal
Part 3 de 3: Configuració d'un gran esdeveniment
Pas 1. Designeu el vostre espai de rendiment
Trieu on voleu mostrar el vostre entreteniment. Netegeu la vostra zona i configureu qualsevol moble o decoració, com ara l’escenari, la pista de ball i l’equip de so.
Podeu basar els vostres preparatius al voltant de qualsevol altra reserva i la naturalesa del vostre esdeveniment. Per exemple, potser esteu esperant una comanda de càtering
Pas 2. Assegureu-vos que tots els convidats puguin veure i escoltar el vostre entreteniment
Abans de l'esdeveniment, proveu la ubicació del rendiment i l'equip de so. Comproveu que el micròfon funcioni i que el so es pugui escoltar des de tots els angles de la sala. Si teniu una representació visual, poseu-vos en diversos llocs de la sala per comprovar la visibilitat.
Feu els ajustos necessaris a la ubicació i al so del vostre intèrpret
Pas 3. Planifiqueu retards en la programació, per si de cas
Fins i tot Broadway prepara estudiants, així que estigueu preparats per a qualsevol cosa. Sempre heu d’esperar allò inesperat i tenir certa flexibilitat a l’hora de planificar esdeveniments. Tingueu en compte algunes idees que omplen de temps per un retard de 30 minuts o 3 hores.
- Podeu tenir un animador de còpia de seguretat, una breu benvinguda o una introducció, per exemple.
- En cas que el vostre DJ cancel·li, podeu planejar reproduir la vostra pròpia música. Utilitzeu CD, aplicacions per a mòbils o l'ordinador.
- Si el vostre humorista arriba tard, feu que algú improvisi abans d’arribar-hi.
