L’arxiu alfabètic és una manera fonamental d’organitzar documents que us permet emmagatzemar, accedir i gestionar ràpidament els fitxers personals i empresarials
En implementar la presentació alfabètica a la vostra vida, us assegureu que tots els documents estiguin protegits i estiguin disponibles. Hi ha moltes regles sobre com arxivar alfabèticament en anglès per preservar un sistema de fitxers assenyat. Per sort, és senzill començar amb documents nous i encara no és un canvi difícil si cal reorganitzar-se.
Passos
Part 1 de 2: Arxiu alfabètic
Pas 1. Decidiu el sistema alfabètic que utilitzarà
Fins i tot alguna cosa tan aparentment senzilla com la presentació alfabètica ofereix diverses opcions per triar. És important que trieu un sistema i el feu servir de manera constant.
- L’arxiu carta per carta considera cada lletra de cada paraula en l’ordre d’aparició, ignorant els espais entre paraules.
- El fitxer de paraules a paraules ordena elements basats en la primera lletra de cada paraula successiva.
- El fitxer unitat per unitat té en compte cada paraula, abreviatura i inicial, ordenant els articles segons aquests. Generalment es recomana el sistema unitat per unitat.
Pas 2. Agrupa els elements
Un cop tingueu tots els elements que heu de presentar, decidiu com voleu agrupar-los. Podeu triar el format del diccionari, en el qual tots els fitxers es col·loquen en un ordre alfabètic independentment del tipus de fitxer o dels elements que conté. També podeu utilitzar el format d’enciclopèdia, en què els elements s’agrupen per tipus o tema i, a continuació, cada grup s’ordena alfabèticament.
Si teniu molts tipus d’elements que podeu arxivar (receptes, rebuts d’impostos, cartes, etc.), pot ser útil utilitzar el format de l’enciclopèdia. Agrupeu els elements per tipus primer i, a continuació, ordeneu alfabèticament els elements de cada grup. Mantingueu els grups separats mitjançant divisors o codificació de colors
Pas 3. indexeu els fitxers
La indexació és la manera de col·locar cada secció d’un títol a la unitat correcta. Per indexar els elements abans de presentar-los, heu de desglossar els elements del nom de cada element i crear un nom alfabètic nou, que pot diferir del nom estàndard. Per exemple:
- Suposem que teniu els elements següents per indexar i arxivar: un article sobre aardvarks titulat "Nocturnal Feeding of Aardvarks", una biografia de la coneguda experta en aardvark Jane A. Doe i un fulletó promocional per a una exposició aardvark del zoo de Detroit.
- La biografia de Jane A. Doe seria indexada com a "Doe, Jane A.", ja que els cognoms són els primers a presentar-se. Es presentaria sota la lletra "D."
- L'article "Alimentació nocturna de varardes" es podria indexar tal qual, si escolliu l'agrupació a l'estil de diccionari. Es podria presentar sota la lletra "N" (per a "Nocturn"), mitjançant aquesta agrupació.
- Com a alternativa, podeu indexar "Alimentació nocturna de vardas" com "Aardvarks, alimentació nocturna de". Això tindria sentit si estiguéssiu fent servir una agrupació d’estil enciclopèdia i no només arxivant articles relacionats amb aardvarks. L'element es presentaria a la secció "A."
- El fulletó promocional es podria indexar com a "Aardvarks, exhibits (Detroit Zoo)." Això tindria sentit si espereu tenir diversos materials a les exposicions aardvark, per exemple, és possible que tingueu un altre element que s'indexi com a "Aardvarks, exhibits (Toledo) Zoo)."
- Com a alternativa, el fulletó promocional es podria indexar com a "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)." Això podria tenir sentit si espereu tenir diversos articles relacionats amb el zoo de Detroit o si voleu utilitzar una agrupació d'estil enciclopèdia per arxivar articles per ubicació geogràfica.
Pas 4. Ordeneu els fitxers alfabèticament segons el seu nom indexat
La regla general per arxivar alfabèticament és ordenar els ítems en ordre des de A (primer) fins a Z (darrer). Utilitzeu informació cada vegada més específica per distingir i ordenar elements separats. Per exemple:
- L'ordre dels fitxers indexats al pas anterior podria ser (segons el sistema que utilitzeu): "Doe, Jane A.", "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" i "Nocturnal Feeding of Aardvarks" O "Aardvarks, exhibeix (zoo de Detroit), "Aardvarks, alimentació nocturna de" i "Doe, Jane A."
- Un fitxer per a "Wallaby" vindria després d'un fitxer per a "Emu". Hi hauria un fitxer per a "Cangur" i un fitxer per a "Aardvark" abans d'un per a "Bear" i un per a "Emu". Això us proporcionaria el següent ordre de fitxer: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Cangur", "Wallaby".
- Si afegiu un fitxer per a "Anteater", apareixerà després de qualsevol fitxer per a "Aardvark". Com que tots dos comencen per la lletra "A", heu de mirar la segona lletra de cada paraula ("N" i "A", respectivament) per determinar l'ordre i, a continuació, organitzar els fitxers en funció d'aquesta. La nova comanda seria: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Canguru", "Wallaby".
Pas 5. Etiqueu les carpetes de fitxers
Per facilitar la localització dels elements, etiqueteu cada carpeta de fitxers amb el nom indexat adequat dels elements que conté. Això també facilitarà la introducció de fitxers nous en l'ordre adequat.
- Col·loqueu els elements a la carpeta designada per a ells.
- També us pot resultar útil codificar els fitxers amb colors per millorar la usabilitat. Per exemple, si utilitzeu una agrupació estil enciclopèdia, doneu a cada grup un color diferent i etiqueteu cada element / fitxer de cada grup amb el seu color respectiu.
Pas 6. Documenta el sistema d'indexació i arxiu
Sigui coherent amb el sistema d'indexació i arxiu, sigui quin sigui. Assegureu-vos que qualsevol persona amb accés als fitxers és conscient del sistema. Per exemple, podeu crear i compartir un document que detalli les regles del sistema de fitxers. Això ajudarà a tothom a utilitzar el sistema de fitxers de manera eficient.
Pas 7. Arxiveu els elements nous correctament
Col·loqueu els fitxers al gabinet segons els noms indexats i l’ordre alfabètic, segons el sistema que utilitzeu. Canvieu els fitxers actuals segons sigui necessari per col·locar els fitxers nous al lloc correcte.
Part 2 de 2: Tractament de casos especials
Pas 1. Arxivar elements sota el seu terme significatiu
De vegades, té sentit arxivar elements basats en paraules clau, independentment de l’ordre en què apareguin les paraules d’un títol o d’un nom. Això garanteix que un fitxer es pugui indexar i localitzar utilitzant el terme més lògic. Per exemple
"First Bank of Chicago" es podria indexar i arxivar com a "Chicago, First Bank of". "Chicago" és el terme clau d'aquesta entrada, en lloc de "First" o "Bank", sobretot si és possible que tingueu altres articles amb noms similars, com ara "First Bank of Tulsa" o "Chicago Bank and Trust"
Pas 2. Ordeneu els noms pel cognom
Els estàndards d’arxivament típics recomanen primer indexar les persones pel cognom, ja que el cognom es considera el terme significatiu.
- Per tant, "Jane A. Doe" seria indexada i arxivada com a "Doe, Jane A."
- Posa títols (Dr., Sra., Major, etc.) al final. “El Dr. Jane A. Doe, per exemple, seria indexada i arxivada com a "Doe, Jane A., Dr."
- En general, ordeneu els noms tal com s’escriuen, lletra per lletra. Per exemple, "MacDonald" passaria abans que "McDonald". De la mateixa manera, "D", "L", "Le", "de", etc. es consideren part del nom i no unitats separades. Per exemple, demaneu els fitxers "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" i "Wolfe" en aquest ordre (i NO com "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Una excepció habitual a aquestes regles sobre noms és quan el nom d’una persona forma part d’un nom d’empresa o organització. En aquests casos, considereu el nom de la persona com a unitats dins del nom de l'empresa. Per exemple, "Jane A. Doe Pest Control" es presentaria a "J" i NO s'indica com a "Doe, Jane A. Pest Control".
Pas 3. No feu cas als articles, conjuncions i preposicions
Articles (com ara "a", "an" i "el"), conjuncions (com ara "i", "però" i "o") i preposicions (com ara "per", "de" i "In") s'ometen generalment en indexar i arxivar alfabèticament, ja que no es consideren termes significatius. És el cas fins i tot quan formen el començament del nom d'un element. Per exemple:
- "An Investigation of Emu Feeding Practices" ("Una investigació de pràctiques d'alimentació d'EMU") es presentaria a "E", per a "Emu" (la paraula significativa del títol d'aquest document), en lloc de "A" per a "an".
- "Doe and Smith Pest Control" es presentaria després de "Doe, Jane A." Els dos noms indexats comencen amb la paraula "Doe", de manera que es passa al següent terme significatiu de cadascun ("Smith" i "Jane", respectivament) per determinar l'ordre del fitxer. Ignoreu la paraula "i", ja que no és significativa.
Pas 4. Tracteu les abreviatures com si estiguessin explicades
Quan indexeu i arxiveu elements, podeu trobar abreviatures com ara "Mfg". (per a "Fabricació") o "Inc." (per a "Incorporat"). En general, hauríeu d'indexar i arxivar elements com si aquestes abreviatures estiguessin explicades en comptes de simplement com a cadenes de lletres.
Per exemple, "Jane A. Doe Mining Company" es presentaria després de "Jane A. Doe Mfg"
Pas 5. Normalment, els números de fitxer
Mentre arxiveu els elements alfabèticament, és possible que trobeu números en els seus títols. Generalment, els números de fitxer normalment, en lloc de com si estiguessin explicats. Els números també s’arxiven abans de les cartes.
- Per exemple, "3M Company" es presentaria abans de "100 grans idees empresarials" (ja que "3" és anterior a "100").
- "Les grans idees empresarials" i "Els grans líders empresarials" es presentarien després de "100 grans idees empresarials", ja que els números s'ordenen abans de les lletres.
- Els números que ja estan explicats es tracten com a paraules en lloc de com a números. Per exemple, envieu els ítems "100 grans líders empresarials", "Grans idees empresarials" i "Dues-centes grans idees empresarials" en aquest ordre.
- Tanmateix, si us serveix per arxivar, podeu fer una excepció i arxivar sempre els números com si estiguessin explicats.
Pas 6. Tracteu de qualsevol personatge especial
Cal tenir en compte qualsevol caràcter no alfabètic o no numèric que trobeu quan indexeu i arxiveu elements. Què fer amb aquests personatges, però, depèn del seu tipus:
- La puntuació (com ara apòstrofs, punts i comes) generalment s’ignora a l’hora d’indexar i arxivar elements. Per exemple, fitxer "Washington's Best Coffee" i "Washington State Fair" en aquest ordre.
- Els diacrítics es tracten com la lletra corresponent, sense la marca diacrítica. Per exemple, fitxer "Éclair" com a "Eclair" i "Über" com a "Uber". L'excepció a això es produeix quan es presenta segons l'alfabet d'una llengua que utilitza diacrítics, en aquest cas s'ha de seguir l'ordre alfabètic normal d'aquesta llengua.
Pas 7. Utilitzeu la regla general "res abans que res" quan calgui
Generalment, els espais (inclosos els signes de puntuació i altres elements que s’ometen) s’ignoren quan es presenten alfabèticament. Tanmateix, en els casos en què tingueu elements que comencin de la mateixa manera, utilitzeu un espai o la regla "res abans que res" per determinar l'ordre de presentació.
- Per exemple, arxiveu "North East Bank", "North East Manufacturing" i "Northeast Bank" en aquest ordre.
- De la mateixa manera, "Doe, Jane A." es presentaria abans de "Doe, Jane A., Dr."
Pas 8. Distingiu els fitxers per informació més detallada, quan calgui
En casos més rars, la informació alfabètica no és suficient per determinar l’ordre dels fitxers. En aquests casos, heu d’utilitzar més informació per indexar i ordenar articles. Marqueu aquesta informació addicional als fitxers respectius per ajudar-vos a distingir-los. Per exemple:
- Si teníeu articles per a dues persones diferents anomenades Jane A. Doe, podríeu demanar-los per data de naixement. El fitxer "Doe, Jane A. (nascut al 1853)" passaria, per tant, abans del fitxer "Doe, Jane A. (nascut al 1967).
- També podeu demanar articles segons la geografia quan hàgiu de fer distincions. Si teniu fitxers per a tres bancs diferents en tres ubicacions diferents i cada banc es diu "First United Bank and Trust", podeu ordenar-los alfabèticament en l'ordre "First United Bank and Trust (Geòrgia)", "First United Bank i Trust (Oklahoma) "i" First United Bank and Trust (Dakota del Sud) ".
- De la mateixa manera, si teníeu articles per a dos óssos o tipus d’ós diferents, els distingiríeu més en funció de les espècies, la ubicació geogràfica, etc. en aquest ordre), o fitxers a "Bears (europeu)" i "Bears (nord-americà)" (per aquest ordre).
Pas 9. Publicar excepcions i regles especials
Assegureu-vos que tothom que utilitza els vostres fitxers conegui qualsevol excepció a les directrius estàndard que es tinguin en compte al vostre sistema de fitxers. Això ajudarà a garantir que tothom pugui utilitzar el sistema de fitxers de manera correcta i eficient.
