Poques coses són més importants per a una oficina amb bon funcionament que un sistema de fitxers que funcioni. Tant si sou l’únic que accedeix als fitxers com si compartiu amb un personal, el sistema de fitxers que trieu ha d’estar organitzat perquè tothom pugui trobar allò que busca. Si el sistema de fitxers és difícil d’utilitzar, us penjarà als papers per por de perdre’ls als fitxers i aviat tindreu piles de papers que cobriran el vostre escriptori.
Passos
Pas 1. Decidiu un sistema de fitxers
Sigui el que sigui, ha de tenir sentit, de manera que sabreu exactament on es troba cada tros de paper. Les vostres opcions són:
- Alfabèticament. Aquest sistema és el millor quan la majoria dels vostres fitxers seran noms de clients, pacients o clients.
- Assumpte o categoria: la majoria dels sistemes de fitxers s’organitzen per assignatura o categoria, que funciona bé quan es configura correctament, però també pot ser el més confús quan no ho és.
- Numèric / Cronològic. Això és millor quan els fitxers consisteixen principalment en material numerat o datat, com ara comandes de compra o rebuts.
Pas 2. Ompliu els vostres calaixos de fitxers amb carpetes penjants
Les carpetes penjants no s’eliminaran mai, actuant com a suports dels sobres de manila que traureu del calaix.
Pas 3. Ordeneu els vostres papers en piles per categories
Si una pila fa més d’una polzada o dues d’alçada, dividiu-la en subcategories. Si una pila és massa fina, combineu-la amb una altra pila i canvieu-la amb el nom. Els noms de les piles haurien de facilitar la determinació de la pila en què entra cada tros de paper.
Pas 4. Col·loqueu cada pila en una carpeta de manila i etiqueteu-la clarament
El millor és utilitzar carpetes amb pestanyes al centre en lloc de fer-les escalonades, perquè els fitxers semblen més nets.
Pas 5. Col·loqueu les carpetes de manila a les carpetes penjants
Per a la majoria de fitxers, les carpetes penjades habituals funcionaran, però per a fitxers gruixuts o fitxers que havíeu de dividir en subcategories, feu servir carpetes de la part inferior de la caixa. Podeu ordenar les carpetes com vulgueu, però la majoria de la gent utilitza un sistema alfabètic en aquest moment.
Pas 6. Etiqueu les carpetes penjants amb els mateixos noms que les carpetes de Manila
Col·loqueu totes les pestanyes de plàstic a l'esquerra de la carpeta tret que utilitzeu un fitxer lateral. Per als fitxers laterals, que s’executen d’esquerra a dreta quan obriu el calaix en lloc de davant cap enrere, col·loqueu les pestanyes al costat dret.
Pas 7. Col·loqueu un subministrament de carpetes penjants i de manila a prop dels fitxers perquè pugueu afegir fàcilment una carpeta si us trobeu amb un tros de paper que no pertany a cap carpeta existent
Eviteu les carpetes massa gruixudes o massa fines. És possible que vulgueu tornar a etiquetar carpetes i redistribuir els papers si decidiu que heu de tornar a classificar.
Pas 8. Al final de l'any, traieu totes les carpetes, etiqueteu les carpetes de manila noves amb els mateixos noms de categories i col·loqueu-les als fitxers
Consulteu les antigues carpetes per veure si cal transferir alguna cosa als fitxers actuals i col·loqueu la resta al vostre arxiu.
Consells
És possible que tingueu la temptació de codificar els vostres fitxers, utilitzar l’ordinador per imprimir etiquetes de fitxers o fer que els vostres fitxers siguin més atractius. Tanmateix, quan hàgiu de fer un canvi, com ara afegir una carpeta única, us descontentareu si trobeu que no teniu les carpetes de color adequades o heu d’escriure manualment una etiqueta de fitxer. El millor és que les coses siguin senzilles
Advertiments
- No creeu mai una pila diversa per al que no pugueu classificar, perquè tot acabarà allà.
- Un cop hàgiu establert un sistema de fitxers, heu de mantenir-vos al dia. Dediqueu temps cada dia per treure papers del vostre escriptori i arxivar-los. Resistiu la temptació d’establir una cistella de fitxers profunda a sobre dels fitxers, perquè només l’emplenareu i es convertirà en un altre fitxer.
