Organitzar un arxiu d’arxiu pot ser difícil, ja sigui un armari casolà ple de factures pagades i informació fiscal o un armari de treball ple de projectes i factures acabats. Organitzeu el fitxer eliminant els fitxers antics, cercant un sistema de fitxers que us funcioni i mantenint-lo contínuament.
Passos
Part 1 de 4: Purga de documents antics
Pas 1. Compreu un arxivador si no en teniu
Cerqueu un armari de bona qualitat que tingui una mida adequada per a la vostra llar o oficina, segons el vostre pressupost. Penseu en un armari ignífug i impermeable en cas de desastres naturals que puguin afectar la vostra llar. Un munt d’aquests armaris es troben a botigues locals, botigues de mobles, fusteries i centres comercials.
Pas 2. Comenceu a revisar els vostres fitxers
Deixeu de banda tot allò que és evident que és antic o innecessari. Deixar de banda:
- Rebuts de productes que ja no teniu.
- Correu brossa
- Factures antigues dels serveis que ja no utilitzeu
- Cartes comercials d’un treball antic
- Segells que ja no necessiteu
Pas 3. No tingueu por de desfer-vos de les coses
Tot i que certs documents com els certificats de naixement i la informació fiscal són òbviament importants, és possible que hi hagi correu brossa o rebuts antics que semblin importants, però que realment no ho són. Penseu en cada document a mesura que prengueu la vostra decisió i penseu si realment podria ser útil en el futur. Si no us el perdríeu si desaparegués un any, probablement estigui bé tirar-lo fora.
Pas 4. Aneu amb compte quan llenceu les coses a la feina
Assegureu-vos de preguntar-ho als vostres supervisors abans de llençar res, ja que pot ser més important del que penseu. La vostra empresa també pot tenir polítiques sobre quant de temps s'han de conservar les coses i com s'han de retirar.
Pas 5. Decidiu quines coses cal conservar
Això generalment dependrà de la seva utilitat o de la seva recència. Utilitzeu la discreció i penseu si els documents seran útils o necessaris en el futur. Si són realment importants, mantingueu-los. Per obtenir informació fiscal, registres d'assegurances i documents vitals, guardeu-los durant els períodes de temps següents:
- Conserveu la informació de la declaració d’impostos durant 7 anys, així com els rebuts dels articles que hàgiu deduït dels impostos. L'IRS pot auditar qualsevol declaració fins a 6 anys després de la presentació dels seus impostos.
- Mantingueu registres d'assegurances, declaracions hipotecàries i proves de donacions benèfiques durant un màxim de tres anys.
- Assegureu-vos de conservar documents molt importants com certificats de naixement i matrimoni, targetes de seguretat social, títols, escriptures i passaports. Mantingueu-los segurs i no els desfeu mai.
Pas 6. Esmicolar tots els documents que heu reservat
Llançar documents no triturats pot deixar la vostra informació personal exposada a tothom que els vegi. Fins i tot si no esteu segur de si el document és sensible, és millor triturar-lo, ja que pot contenir adreces, dates de naixement o altra informació.
Pas 7. Triturar o destruir també els suports digitals
Moltes ciutats i empreses passaran dies en què els locals o els empleats poden portar disquets antics, CD o discs durs per destruir-los. S’asseguraran que es faci correctament.
Part 2 de 4: organització dels vostres documents importants
Pas 1. Comenceu a organitzar la resta de fitxers
Traslladeu-vos a un escriptori o a una taula gran i organitzeu els papers en piles que siguin lògics i sensats per a vosaltres. Aquests es convertiran en fitxers individuals. Feu piles que us ajudaran a trobar exactament el que busqueu. Penseu en categories per als armaris de la llar, com ara:
- Utilitats
- Automàtic
- Mèdic
- Mascota
- Negocis
- Inici
- Impostos
- Finances
Pas 2. Demaneu consell als companys de feina sobre armaris de treball
És possible que hi hagi convencions específiques d’empresa per organitzar papers al vostre lloc de treball. Si no, feu un fitxer cronològic o alfabètic. Pregunteu als companys de feina ordenats quins sistemes els funcionen millor.
Pas 3. Mantingueu les vostres categories senzilles
Com més específics obtingueu, més fitxers tindreu, cosa que significarà més desordre al vostre gabinet. Mantingueu els fitxers principals més generals i organitzeu-hi els documents.
Pas 4. Decidiu si voleu organitzar per nom o data
Un cop hàgiu ordenat cada paper a la pila correcta, comenceu a organitzar-los de manera que sigui més fàcil de trobar.
- Per a llistats alfabètics, com ara marques de rebuts, col·loqueu articles que comencin per A a la part superior de la pila, fins a Z.
- Per als fitxers cronològics, com les dates de les declaracions d'impostos, col·loqueu els documents més recents a la part superior de la pila, treballant cap als documents més antics a la part inferior.
Pas 5. Col·loqueu cadascuna de les vostres piles en una carpeta
Col·loqueu els papers de manera que el document situat a la part superior de la pila estigui a la part frontal de la carpeta. Això mantindrà els documents en el mateix ordre en què els heu organitzat.
Part 3 de 4: fer fitxers fàcils de trobar
Pas 1. Etiqueu clarament cada carpeta
Assegureu-vos que l’escriptura de la pestanya sigui gran, llegible i que tingui sentit per a vosaltres i per a les persones del vostre despatx o família. Utilitzeu un fabricant d’etiquetes per obtenir més claredat.
Pas 2. Deixeu que cada calaix tingui la seva pròpia categoria i que també l’etiqueti amb claredat
Dividiu els fitxers entre calaixos de manera que tingueu sentit, amb cada calaix que contingui una categoria diferent. Cada categoria ha de contenir fitxers relacionats, que us ajudaran a trobar les coses més fàcilment.
- La informació financera, com ara documents fiscals, fitxers d’inversió i extractes hipotecaris, pot incloure’s en un mateix calaix.
- Els documents personals, com ara certificats de naixement, passaports i registres mèdics, poden anar en un altre calaix.
- Els manuals d’instruccions per a diversos articles poden aparèixer en un altre.
Pas 3. Penseu en utilitzar carpetes de colors
Si confieu el color corresponent a la memòria, us facilitarà la cerca dels papers. Si ja teniu carpetes manilla, afegiu-hi color amb ressaltadors o marcadors de colors. Les etiquetes de colors es poden utilitzar de manera més subtil amb el mateix propòsit.
Pas 4. Utilitzeu el vostre sistema de color per crear subcategories als calaixos
Un calaix de materials informatius, per exemple, es pot dividir en carpetes com "Manuals d'electrònica", "Manuals d'eines elèctriques" i "Manuals de neteja de subministraments".
Pas 5. Canvieu el sistema si no té sentit
Després d’un mes o dos d’ús, no tingueu por de canviar les coses que no us funcionen. Mou diferents fitxers a la part frontal o divideix categories difícils de distingir. Recordeu que el vostre arxiu d’arxiu és un sistema per a vosaltres i que s’ha d’adaptar al vostre flux de treball.
Part 4 de 4: Mantenir l'organització
Pas 1. Sigui proactiu per mantenir-se organitzat
Presteu atenció immediata al correu i als documents a mesura que entrin i, un cop els hàgiu tractat, envieu-los immediatament.
Pas 2. Configureu una safata d'entrada a l'escriptori de casa o d'oficina
Consulteu el correu entrant un cop al dia. No perdreu la pista de res d’aquesta manera i no s’acumularà. Arxivar no semblarà una tasca que es faci una mica a la vegada.
Pas 3. Reorganitzeu el gabinet sovint
Es recomana una reorganització anual i fins i tot es pot netejar trimestralment si es disposa d’un gran nombre de fitxers. La font principal de desordre als arxivadors són els documents antics que ja no necessiteu, així que purgeu i tritureu les coses antigues quan calgui.
Pas 4. Penseu a convertir alguns dels vostres fitxers a suports digitals
Com més documents pugueu conservar en format digital, menys desordre físic tindreu en un arxivador. Els bons candidats per escanejar inclouen rebuts, proves de donació o extractes bancaris. Alguns fins i tot poden estar disponibles en línia.
Pas 5. Feu un document mestre
Al document, expliqueu com funciona el vostre sistema de fitxers i on es troben les coses. En cas d’emergència o d’un problema imprevist, és possible que altres persones hagin de saber com cercar els vostres fitxers.
Consells
- Mantingueu els arxivadors tancats amb clau si teniu fills curiosos o familiars curiosos.
- Si teniu un problema amb l'obertura del pany, consulteu Com triar un pany de l'arxivador.
- Emmagatzemeu documents molt confidencials, com ara certificats de naixement o títols de propietat, en una caixa de seguretat o en un estoig a prova de foc, si us preocupa que l’arxiu no sigui prou segur.
Advertiments
- Si viviu en una zona propensa al terratrèmol, fixeu els armaris a una paret estable. Això evitarà que caiguin sobre una persona o bloquegin una porta durant un esdeveniment sísmic.
- Carregueu els fitxers amb cura. Si un calaix superior està ple i els calaixos que hi ha a sota estan buits, es pot bolcar.