Els fitxers de paper poden ser un dolor, sobretot quan s’acumulen a l’escriptori. Per obtenir un millor control dels vostres papers i rebuts perduts, proveu de classificar tots els documents sense presentar. A continuació, utilitzeu un armari o calaix per classificar els fitxers en diverses carpetes. Si voleu eliminar el desordre de l’oficina, podeu penjar els vostres documents a un ordinador, a una wiki o a un altre sistema basat en el núvol. Amb un pla bàsic establert, podreu gestionar millor molts tipus de fitxers a la vostra oficina.
Passos
Mètode 1 de 3: filtrar els vostres documents
Pas 1. Separeu els documents que cal arxivar dels que encara esteu utilitzant
Quan comenceu a organitzar els vostres papers, feu una pila per a aquells que estiguin a punt per guardar i una pila separada per a aquells que necessitin quedar-se al vostre escriptori. Obteniu un organitzador de paper de dues ranures per al vostre escriptori perquè els vostres documents estiguin organitzats fins i tot després del procés inicial de classificació i arxiu. Conserveu els documents que feu servir en una ranura i els que estiguin a punt per arxivar-los en un altre.
Pas 2. Escolliu un dia cada setmana per presentar la vostra documentació
No deixeu que les cistelles de documents nous es descontrolin; en lloc d'això, reserveu un o dos dies per ordenar i organitzar els fitxers. Si no us ocupeu de molts rebuts i documents de l’espai de treball, és possible que només necessiteu un dia per fer la feina. Tanmateix, si la vostra feina comporta molts tràmits, és possible que vulgueu reservar 2-3 dies per ordenar els documents desorganitzats.
Ordenar els fitxers cada setmana fa que el procés d’organització sigui molt més manejable
Pas 3. Etiqueu tots els fitxers amb dates de llançament per evitar el desordre
Abans de presentar qualsevol document nou, examineu la data i el contingut de cada fitxer amb atenció. Si el document pertany a un projecte en curs o a un altre problema, escriviu "en curs" a la part superior del fitxer. Si el document tracta sobre un projecte finalitzat, etiqueteu el fitxer com a "finalitzat". A més, marqueu un moment en què el fitxer ja no és necessari i el document es pot triturar o reciclar.
Si analitzeu fitxers ràpidament, aquestes notacions us poden ajudar a trobar el fitxer correcte de manera més eficient
Pas 4. Recicleu els documents irrellevants en lloc de presentar-los
No suposeu que cada fitxer mereix un lloc al vostre armari o calaix. En lloc d'això, reserveu els documents innecessaris a la paperera de reciclatge. Si els vostres fitxers contenen informació personal, tritureu els documents en lloc de reciclar-los.
Esborreu els fitxers amb informació financera i de compte, el vostre número de seguretat social o altres detalls delicats
Mètode 2 de 3: triar un sistema d'ordenació
Pas 1. Trieu un espai d'emmagatzematge físic per als fitxers
Examineu el disseny del vostre espai de treball i penseu en quin sistema de fitxers funcionaria millor. Si teniu una oficina, un gran arxivador pot ser una bona opció. Tanmateix, si teniu un espai de treball més petit, és possible que un calaix o una paperera de fitxers tingui més sentit logísticament.
- Quan compreu un sistema d’emmagatzematge nou, intenteu prioritzar la qualitat per sobre del preu.
- Independentment del vostre sistema de fitxers, assegureu-vos de col·locar documents confidencials en una carpeta segura.
Pas 2. Organitzeu els vostres documents per data si els vostres fitxers són sensibles al temps
Trieu un sistema organitzatiu que tingui més sentit per a la vostra empresa o oficina. Si el vostre treball se centra en els terminis, intenteu ordenar les carpetes amb la data recent al davant. A mesura que passin els dies, continueu afegint carpetes i fitxers nous a la part davantera del fitxer o del calaix.
- Podeu tenir fitxers separats per dies, setmanes o mesos, per exemple.
- Per exemple, si treballeu com a assessor fiscal, tindria sentit presentar els documents dels vostres clients per data.
- Aquest sistema funciona bé per a persones que treballen amb materials sensibles al temps.
Pas 3. Dissenyeu un sistema d’ordenació basat en el calendari si es tracta de fitxers cronològics
Si teniu un gran volum d’arxius a l’oficina, proveu d’afegir un sistema de fitxers “pessigolles” als armaris i als calaixos. De manera similar a un calendari, el sistema "tickler" utilitza 12 carpetes grans per representar cada mes, amb 28 a 31 subcarpetes que acompanyen cada carpeta gran per a cada dia del mes. Proveu d’utilitzar aquest mètode si teniu una feina orientada a la data.
- Per exemple, si treballeu per a una empresa exportadora, pot ser que sigui més fàcil ordenar els fitxers per mes i data en lloc d'una categoria general.
- Aquest sistema és millor per a les persones que prefereixen una organització numèrica concreta i no una codificació de colors.
Pas 4. Ordeneu els fitxers per temes si preferiu classificar els vostres treballs
Trieu diferents categories per a les vostres carpetes i ordeneu-les per rellevància. Quan organitzeu el fitxer o el calaix, col·loqueu les carpetes amb més rellevància i importància a la part frontal. Continueu ordenant els fitxers tenint això en compte, de manera que tingueu fàcil accés a documents importants.
Per exemple, si sou assessor financer d'una empresa, tindria més sentit ordenar els vostres documents per importància i rellevància, com ara "inversions", "nòmines" i "impostos"
Pas 5. Seleccioneu noms de categories amplis per als fitxers
No utilitzeu etiquetes llargues i massa específiques per a les vostres carpetes. En lloc d’això, intenteu triar etiquetes generals que incloguin, de manera que no tingueu dificultats per ordenar fitxers nous més endavant. Si voleu crear un sistema de fitxers més específic, proveu d’afegir subcarpetes al vostre sistema de fitxers més gran i més general.
Per exemple, "Informes de despeses del 3 d'abril" no seria una bona categoria per a una carpeta general, ja que és massa específic. En el seu lloc, etiqueteu la carpeta com a "Informes de despeses", que és molt més oberta
Consell:
Els fabricants d’etiquetes són una manera fàcil i eficient de classificar els fitxers.
Pas 6. Codifiqueu en color els vostres documents per crear un sistema atractiu visualment
Invertiu en una gran varietat de carpetes i etiquetes de fitxers multicolors. A continuació, assigneu diferents categories de fitxers a diferents colors de carpetes i etiquetes, de manera que pugueu mantenir el sistema de fitxers coherent. Proveu d'utilitzar els mateixos colors i categories a tots els vostres arxivadors i calaixos, de manera que pugueu accedir a diversos fitxers de manera ràpida i eficaç.
- Per exemple, etiqueteu les carpetes grogues per a correspondència de correu electrònic, les carpetes vermelles per als formularis relacionats amb els impostos i les carpetes verdes per a la nòmina.
- Proveu d’utilitzar esquemes de colors i etiquetes fàcils de recordar. Per exemple, el verd podria ser una gran etiqueta de color per a les formes financeres, ja que el color verd sovint s’associa amb diners.
- Aquest sistema és el millor per als estudiants visuals.
Mètode 3 de 3: adoptar un enfocament digital
Pas 1. Escanegeu els fitxers de paper per emmagatzemar-los digitalment
Sempre que afegiu un fitxer nou al vostre armari o calaix, utilitzeu un escàner per penjar una versió digital del fitxer al vostre ordinador. Si heu d’accedir a un fitxer ràpidament, tindreu una cerca molt més ràpida i senzilla a l’ordinador que no pas per diverses carpetes. Si tot el sistema de fitxers està basat en paper, escaneu i pengeu els fitxers per crear una còpia de seguretat digital.
- No us estresseu si no teniu un sistema de fitxers digitals. Només cal que escanegeu i pengeu els fitxers 1 carpeta alhora.
- També podeu escanejar fitxers mitjançant determinades aplicacions del telèfon.
Pas 2. Trieu noms coherents per a tots els fitxers
Trieu etiquetes per als vostres documents digitals que siguin fàcils de cercar i accedir. Idealment, intenteu que aquests fitxers els segueixin de manera coherent, com ara una data o un cognom, ja que facilitarà la seva ordenació. Si cal, incloeu les ubicacions, conjunts de dades o números de versió rellevants als títols dels vostres fitxers.
- No utilitzeu cap caràcter especial als títols dels fitxers, ja que els ordinadors no els poden processar correctament.
- Per exemple, etiqueteu el document com a 20031124 quan feu referència a una data específica com el 24 de novembre de 2003.
Pas 3. Ordeneu els fitxers digitals amb carpetes i subcarpetes
De manera similar a un arxivador, utilitzeu diverses carpetes digitals per emmagatzemar i organitzar els vostres documents escanejats. A l’escriptori, creeu i etiqueteu diverses carpetes relacionades amb els fitxers penjats. Si voleu utilitzar categories més específiques, creeu diverses subcarpetes a cada carpeta més gran. Seguiu jugant amb les vostres carpetes digitals fins que trobeu un sistema que us funcioni bé.
Per exemple, si teniu una carpeta anomenada "Impostos", podeu crear diverses subcarpetes per anys diferents
Pas 4. Pengeu els vostres documents a una wiki perquè hi puguin accedir diverses persones
Si el vostre espai de treball és més col·laboratiu, creeu una wiki en línia a la qual puguin accedir els vostres companys de feina i superiors. Després d’iniciar la sessió al wiki, utilitzeu la secció “caixa d’eines” per accedir al botó “penjar fitxer”. Amb aquesta funció, podeu enllaçar el document que heu penjat recentment amb una gran quantitat de persones que ara poden veure i accedir al fitxer.
Tingueu en compte que qualsevol persona pot editar fitxers en una wiki
Pas 5. Utilitzeu programari basat en el núvol per arxivar documents des de qualsevol lloc
Baixeu-vos una aplicació o un altre servei digital que funcioni tant en ordinadors com en dispositius mòbils. Per mantenir els fitxers en un lloc, utilitzeu aquest servei per penjar imatges dels vostres fitxers perquè es puguin emmagatzemar en un programari basat en el núvol. Tot i que alguns programes són gratuïts, és possible que hagueu de pagar per obtenir més emmagatzematge.