Organitzar fitxers d’oficina pot ser una tasca difícil, sobretot si teniu una gran quantitat de fitxers i documents, però no cal que sigui un procés dolorós. Planificar amb antelació i decidir sobre un sistema de fitxers us pot ajudar a organitzar els fitxers segons el vostre negoci i assegurar-vos que trobareu documents importants de manera més eficient. Un cop tingueu els fitxers en bon estat, haureu d’adherir-vos a un sistema coherent per mantenir els fitxers d’aquesta manera.
Passos
Mètode 1 de 3: desenvolupament d’un sistema
Pas 1. Creeu categories de fitxers
El primer que heu de fer si voleu organitzar els fitxers és decidir quines categories principals utilitzarà per ordenar. Els diferents tipus d’oficines tindran diferents tipus de categories, però el sistema general és el mateix. Cal esbrinar un sistema que ordena els fitxers d’una manera significativa.
Per exemple, si treballeu en un despatx d'advocats i heu d'organitzar fitxers de clients, podeu ordenar per tipus de casos generals: litigis, judicis judicials, corporatius, administratius i altres
Pas 2. Configureu subcategories
Dins de cada categoria, podeu obtenir més especificacions desenvolupant una llista de subcategories. Qualsevol tros de paper que calgui arxivar individualment es pot definir mitjançant dos termes: la categoria general i la subcategoria.
Per exemple, si esteu configurant un sistema de fitxers per a qüestions financeres, és possible que tingueu una categoria general de "Pagaments sortints" i, a continuació, configureu subcategories de proveïdors, proveïdors, serveis, professionals i costos administratius
Pas 3. Utilitzeu un sistema de codificació de colors
Sembla senzill, però pot ser una manera molt eficaç d’organitzar els fitxers per accedir-hi ràpidament. Decidiu quantes categories diferents tindreu al vostre sistema de fitxers i, a continuació, feu servir moltes carpetes de colors diferents.
En lloc d’utilitzar carpetes completament acolorides, podeu utilitzar carpetes normals de Manila i obtenir adhesius de colors. A continuació, podeu fixar els adhesius a la pestanya superior, a la vora de la carpeta o a tots dos per obtenir més visibilitat
Pas 4. Etiqueu els fitxers
Ara cada fitxer de la vostra oficina té un lloc clar on estar. Heu d’escriure l’etiqueta a la pestanya de cada carpeta de manera clara i ordenada per saber on pertany. L'etiqueta de cada carpeta hauria de començar amb la categoria general i, després, seguirà la subcategoria específica. Per exemple, una carpeta que conté registres de pagaments als vostres proveïdors tindria l'etiqueta "Pagaments sortints / venedors".
- Les etiquetes de cada fitxer s’han d’imprimir de la manera més ordenada i coherent possible. Podeu comprar paquets de programari molt fàcilment que us permetran formatar etiquetes perquè pugueu escriure-les i imprimir-les des del vostre ordinador.
- Si imprimiu les etiquetes amb l’ordinador, hauríeu d’utilitzar una mida i un estil de lletra constants. Si imprimiu a mà, heu d’intentar ser coherent i el més ordenat possible.
Pas 5. Ordeneu els fitxers alfabèticament
Quan el vostre sistema de fitxers estigui establert i hàgiu creat totes les vostres carpetes, ordeneu-les. Heu d'ordenar alfabèticament les carpetes generals. Dins de cada carpeta general, les subcategories també s’han d’ordenar alfabèticament.
Podeu triar ordenar informació per data i no per una etiqueta de tema. Si és així, haureu de decidir per vosaltres mateixos si té més sentit ordenar els fitxers amb els elements més nous al davant i passar al més antic, o viceversa
Pas 6. Deixeu uns quants centímetres d’espai a cada calaix d’arxiu
Quan esteu establint el vostre sistema de fitxers, heu de deixar espai perquè els fitxers creixin. Amb el pas del temps, sens dubte rebrà més papers per afegir a cada carpeta. Deixeu espai perquè els vostres fitxers puguin ampliar-se. En cas contrari, tindreu la difícil tasca més endavant de moure seccions senceres o calaixos de fitxers per deixar espai.
Mètode 2 de 3: ordenació de fitxers desordenats
Pas 1. Reuneix tots els materials que necessiten arxivar
Si comenceu amb una col·lecció de papers que no s’han organitzat i que estan en desordre, haureu de començar ajuntant els papers. Cerqueu un lloc de treball i recopileu-ho tot en una pila. Aleshores podreu treballar en l’organització.
Pas 2. Separeu els papers en dos grups per a "acció" i "arxivament"
Com a primer pas, haureu de fer una carpeta o una pila per a tot allò que necessiti una acció immediata. Aquests documents no s’han de presentar, o potser no us recordeu de fer la feina que cal fer. Deixeu de banda aquesta carpeta "acció" per tractar-la aviat. A continuació, procediu a arxivar la resta de papers.
Organitzeu el fitxer "acció". Els documents que cal tractar immediatament s’han de classificar en grups més petits en funció del treball que haureu de fer. Per exemple, configureu subcategories com trucar, escriure, lliurar i pagar
CONSELL D’EXPERT
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Pas 3. Agafeu cada paper una vegada
A mesura que classifiqueu els papers solts que presenteu, preneu decisions sobre cadascun d’ells mentre el reviseu. Agafeu el paper, llegiu-lo, decidiu a quina categoria i subcategoria pertany al sistema de fitxers i, a continuació, guardeu-lo. Treballar d’aquesta manera us ajudarà amb la coherència en la vostra presentació i us ajudarà a estalviar temps en tractar cada element només una vegada.
A mesura que reviseu cada element, heu de determinar si fins i tot cal conservar-lo. Si el document ja s'ha tractat i no cal guardar-lo com a registre, considereu descartar-lo en lloc de presentar-lo
Pas 4. Desplegueu cada element
La majoria dels papers que teniu probablement hauran vingut per correspondència i és probable que estiguin en sobres i plegats. Traieu els papers dels sobres, obriu-los de forma plana i, a continuació, arxiveu-los. Arxivar cada paper d’aquesta manera ajuda a que les carpetes s’adaptin de manera uniforme al calaix de fitxers, sense que surti on s’apilen els papers plegats.
- Decidiu si heu de conservar algun sobre. En la majoria dels casos, els sobres no són necessaris i es poden descartar. Tot i això, si creieu que és possible que necessiteu una prova de lliurament o una prova de segell postal, heu de grapar el sobre als papers i mantenir-los junts.
- S'han de grapar diversos papers junts. Això evitarà que les coses es separin o es perdin. Les grapes són preferibles als clips perquè (a) encaixen més uniformement als fitxers i (b) no tenen el problema de lliscar-se.
Mètode 3 de 3: manteniment dels fitxers
Pas 1. Utilitzeu una cistella "Arxivar"
Quan hi hagi nova correspondència a la vostra oficina o quan es creen nous tràmits, és possible que no pugueu arxivar-la de seguida. Heu de col·locar tot el que calgui arxivar en un sol lloc per arxivar-lo quan sigui possible. Una cistella a l’escriptori amb l’etiqueta “Arxivar” és una bona manera de deixar de banda aquests papers fins que estigueu a punt.
Pas 2. Assigneu un temps constant per treballar en la presentació
Si podeu, planifiqueu una hora constant cada dia o setmana que pugueu treballar en la presentació de nous papers. Si feu que la presentació sigui una part habitual de la vostra rutina, és més probable que us mantingueu al dia.
- Per exemple, podeu deixar de banda l’última mitja hora de cada dia per presentar els papers del dia. Si no és suficient, podeu provar de presentar-la dues vegades al dia, just abans d’anar a dinar i, tot just, abans de sortir al dia.
- Les claus de l’èxit són la coherència i la repetició.
Pas 3. Assegureu-vos que els usuaris amb accés als fitxers entenguin el sistema
Si sou l’única persona que utilitza els fitxers, hauríeu de poder mantenir fàcilment l’ordre que heu creat. Tanmateix, si altres persones necessiten utilitzar els papers dels vostres fitxers, heu d'assegurar-vos que entenen i segueixen el sistema que heu creat. No és útil tenir un sistema de fitxers al seu lloc si els papers es malmeten i es col·loquen a carpetes incorrectes.
Si pot ser més eficaç i més eficaç si oferiu qualsevol cosa que algú de la vostra oficina pugui necessitar, i després demaneu-li que us el retorni tot directament. Aleshores podeu estar segur que tot es torna a omplir correctament
Pas 4. Guardeu els documents vitals en un lloc segur
És possible que calgui guardar alguns materials especials en llocs especials i separats. Per exemple, és possible que calgui guardar alguns papers en una caixa forta o en una caixa de seguretat ignífuga. Fins i tot és possible que hagueu de guardar alguns materials fora del lloc, en una caixa de seguretat bancària o a l’oficina d’advocats de la vostra empresa.
Pas 5. Reviseu els fitxers regularment
Com a mínim un cop a l'any, o amb més freqüència si cal, heu de reservar un temps per revisar els vostres fitxers. El propòsit d’aquesta revisió és decidir si hi ha papers o carpetes senceres que es poden descartar o potser traslladar a un magatzem fora del lloc. Si mai no caldrà alguna cosa, hauríeu de descartar-la. Si és una cosa que no espereu fer servir amb regularitat, però que pugueu conservar com a registre, haureu d'enviar-la a l'emmagatzematge.
