Una nota o memoràndum és un missatge adaptat a un públic específic per informar-lo d'alguna cosa. Les memòries són un document general d’oficina, de manera que poden tractar una àmplia varietat de temes i es poden distribuir en còpies en paper, per fax o per correu electrònic. En general, la formalitat de la vostra nota depèn de l’organització per a la qual treballeu i de la naturalesa jurídica del tema. Una nota de renovació d’edificis sol dir als inquilins, empleats, propietaris o treballadors una renovació necessària que afecti el seu entorn. Esbrineu com escriure una nota per a la reforma d’edificis.
Passos
Pas 1. Sol·liciteu còpies de notes anteriors
Podeu tenir una idea del to i la formalitat de la vostra organització mirant exemples d’avisos passats. Demaneu al vostre superior que només proporcioni aquelles mostres que els ha agradat.
Pas 2. Obteniu còpies de la informació de contacte de tots els afectats per aquesta nota
Haureu d’enviar una còpia a cada part i pot trigar uns dies o setmanes a obtenir totes les adreces o correus electrònics necessaris.
Pas 3. Recopileu els fets que siguin necessaris per demostrar la necessitat d'una renovació de l'edifici
Si una junta d’habitatges o apartaments ha aprovat una moció que aprova les reformes, demaneu una còpia de la moció perquè es pugui sol·licitar o distribuir. Com més gran sigui la renovació, més proves necessitareu.
Pas 4. Establir terminis
Per a reformes importants, és possible que vulgueu enviar la nota amb suficient antelació perquè puguin fer els allotjaments necessaris. Si la renovació és d'última hora, decidiu la data i l'hora que es produirà, inclòs el temps perquè les persones hi facin allotjament.
Pas 5. Escriviu un esquema de la vostra nota
Qualsevol escrit d’empresa s’utilitza per convèncer el lector d’alguna cosa. A les capçaleres, feu un esborrany que inclogui el tema de la nota, la descripció, els terminis i les dates, la prova i la informació de contacte per fer un seguiment.
Pas 6. Estructureu la nota
Utilitzeu el logotip i l'estructura de l'empresa, si es tracta d'una nota produïda amb el nom d'una empresa. A continuació es detallen les directrius per formatar una nota:
- Col·loqueu el nom del destinatari a l'extrem superior esquerre del document de processament de textos. Pot ser un nom general o específic, però hauria de ser fàcilment reconeixible, de manera que la persona sap que la nota de renovació de l’edifici s’hi relaciona.
- A continuació, escriviu la persona, les persones o l’empresa que escriu la nota. Si escriviu la nota d'un departament o empresa, és possible que hàgiu de sol·licitar l'aprovació abans d'enviar la nota amb el nom d'una altra persona.
- Col·loqueu la data a continuació. Les memòries s’han de produir amb força rapidesa, perquè solen demanar a algú que notifiqui alguna cosa de manera oportuna.
- Escriviu l’assumpte de la nota de renovació de l’edifici amb les millors paraules descriptives possibles. Per exemple, en lloc d'escriure "Assumpte: reformes d'edificis", escriviu "Reparació d'ascensors, del 30 d'agost de 6:00 a 8:00".
- Escriviu el cos del missatge. Escriviu el propòsit, per què és necessària la renovació, per què la renovació beneficia el lector i les proves necessàries, com ara el codi de l’edifici o qüestions de seguretat. Sigues directe; proveu de no incloure escriptures que no admetin el vostre missatge.
Pas 7. Incloeu punts vius o llistes, si cal
És més probable que la gent llegeixi notes que no siguin blocs de text. Com que les notes són bastant informals, podeu crear llistes amb vinyetes o utilitzar text en negreta per ressaltar una determinada secció de la data límit o finalitat de la renovació.
Pas 8. Editeu la nota a 1 pàgina
Si doneu una nota a molta gent, la millor manera d’assegurar-vos que la llegiran és deixar-la curta. Si és massa llarg i el propòsit no queda immediatament clar, poden deixar-ho fins que tinguin temps lliure.
Això no passa amb els memoràndums legals i algunes notes d’empresa que inclouen informes d’edificació o mocions del consell. Assegureu-vos de saber quina durada espera el vostre públic
Pas 9. Demostreu que la vostra nota té errors ortogràfics i gramaticals
Si les vostres habilitats d’escriptura no són sòlides, doneu-les a un superior o a un company que pugui editar-les.
Pas 10. Firma la carta
Un cop aprovat, voldreu signar-lo i datar-lo per fer-lo oficial. Incloeu la vostra informació de contacte i la informació de contacte de qualsevol persona a qui pugui dirigir preguntes a la part inferior de la nota.
Pas 11. Incloeu els fitxers adjunts necessaris
Imprimiu còpies de la nota i fitxers adjunts de cadascun dels vostres contactes. Grapeu-les a la nota abans de lliurar-les.
Pas 12. Entregueu la vostra nota de manera oportuna
Les persones necessitaran temps per fer plans durant les reformes, així que intenteu fer-los arribar la informació quan es doni a conèixer.
