Tothom té documents importants, des d’un certificat de naixement fins a informació bancària, que volen mantenir segurs. Tot i que mai no volem pensar en coses dolentes que passen, tots aquests documents són crucials si hi ha algun tipus d’emergència o desastre. Per sort, emmagatzemar-los i protegir-los és fàcil. Amb algunes eines de planificació, organització, digitalització i emmagatzematge, podeu guardar tots els vostres documents importants en un lloc segur.
Passos
Mètode 1 de 2: protecció dels vostres documents
Pas 1. Obteniu una caixa de seguretat portàtil i ignífuga per a documents vitals
La millor manera de protegir els vostres documents importants és amb una caixa de seguretat. Això és el que recomana FEMA per a l'emmagatzematge. Aconseguiu una caixa ignífuga i bloquejable perquè els vostres documents siguin segurs en cas d’emergència. Assegureu-vos també que la caixa sigui fàcil de transportar, de manera que pugueu endur-vos els documents si heu de marxar.
- Les botigues de material de maquinari o d’oficina solen portar maletes de transport de documents. També els podeu trobar en línia.
- Les caixes de bloqueig poden incloure un teclat o un bloqueig combinat. Feu el que escolliu, assegureu-vos de conservar la clau o la combinació en un lloc segur al qual pugueu arribar. Digueu a la vostra família on també els trobareu.
- Algunes persones pensen que posar els seus documents en una caixa forta és el millor pla, però no podreu portar una caixa forta gran o pesada. Això vol dir que podríeu perdre els vostres documents si heu d'abandonar la vostra llar. Una caixa de seguretat portàtil és una opció molt millor.
Pas 2. Introduïu tots els documents en bosses de plàstic abans de bloquejar la caixa
Tot i que les caixes de bloqueig solen ser impermeables, es poden produir fuites, sobretot si hi ha una inundació. Com que l’aigua pot arruïnar documents importants, és millor afegir una segona capa de protecció. Introduïu tots els documents en bosses de plàstic segellables abans de col·locar-los dins de la caixa.
És possible que també vulgueu deixar la caixa en un lloc elevat, com ara en un prestatge o en un segon pis, com a precaució addicional contra danys per inundació
Pas 3. Deixeu la caixa de seguretat en un lloc accessible al qual pugueu accedir ràpidament
És possible que mai no vulgueu pensar en sortir de casa amb presses. Tot i això, si hi ha algun tipus d’emergència com un desastre natural, no podeu perdre el temps buscant els vostres documents. Deixeu la caixa de seguretat en un lloc on pugueu accedir fàcilment per agafar-la ràpidament. Això us estalviarà molt temps en cas d’emergència.
- Hauríeu d’amagar una mica la caixa, per si un lladre entra a casa vostra. Posar-lo a la part posterior de l’armari hauria de ser suficient, sempre que sàpiga on es troba i pugui aconseguir-ho a corre-cuita.
- Digueu a altres membres de la vostra llar on també hi ha la caixa, per si han de marxar ràpidament quan no hi sou.
Pas 4. Etiqueu el quadre perquè sigui fàcil d’identificar
Si teniu pressa o algú més ha d’agafar la caixa, assegureu-vos que sigui fàcil d’identificar. Poseu-hi una etiqueta que digui alguna cosa com ara "Documents importants". D’aquesta manera, podeu trobar i agafar la caixa ràpidament en cas d’emergència.
Pas 5. Feu una còpia de seguretat de tots els vostres documents importants amb còpies digitals
Sempre és possible que es perjudiquin o es perdin els documents físics, de manera que és molt important fer una còpia de seguretat digital. Utilitzeu un escàner i digitalitzeu tots els documents que emmagatzemeu a la caixa de seguretat. D’aquesta manera, tindreu còpies de seguretat si alguna d’aquestes es fa malbé o es perd.
- També hi ha aplicacions per a telèfons intel·ligents que us permeten fer fotos i emmagatzemar-les com a PDF. Aquesta és una forma ràpida i senzilla de fer còpies de seguretat dels vostres documents.
- La digitalització de documents menys importants també pot ser una manera excel·lent de reduir el desordre a casa vostra. Si us sentiu aclaparat amb massa paperassa, això us pot ajudar a organitzar-vos.
Pas 6. Emmagatzemeu les còpies digitals en almenys 2 llocs segurs
Una còpia de seguretat digital és un bon començament, però també cal que us assegureu de protegir-los. En general, mantingueu els fitxers digitals en almenys 2 ubicacions per tal que sigui menys probable que els perdeu. Podeu carregar els fitxers en una unitat flaix extraïble i deixar-la a la caixa de bloqueig i també penjar-los a un compte d'emmagatzematge al núvol segur. D’aquesta manera, teniu diverses maneres d’accedir als vostres documents en cas d’emergència.
- Assegureu-vos de protegir amb contrasenya les carpetes on emmagatzemeu documents importants. Configureu els fitxers del núvol a privats i poseu-ne una a les carpetes de l'ordinador o de la unitat flash.
- També podeu emmagatzemar la unitat flaix o el disc dur en una altra caixa de seguretat del vostre banc. D’aquesta manera, teniu còpies digitals en 2 ubicacions físiques.
Mètode 2 de 2: Emmagatzemar els documents adequats
Pas 1. Introduïu tots els vostres documents d’identificació personal a la caixa de seguretat portàtil
En cas de desastre, haureu de poder demostrar la vostra identitat i les vostres relacions familiars. Emmagatzemeu els originals de qualsevol cosa que necessiteu per identificar-vos a vosaltres i a la vostra família al quadre de seguretat.
- Els documents d’identificació personal inclouen el passaport, el certificat de naixement, la targeta de seguretat social i la targeta verda o els registres d’immigració. També heu de deixar una còpia del vostre permís de conduir o identificació emesa per l’estat.
- Si heu militat en qualsevol moment, incloeu també la vostra identificació de servei i els vostres registres.
- Per a les vostres relacions familiars, incloeu els vostres registres de matrimoni o divorci, els certificats de naixement dels fills, els documents d'adopció o de custòdia dels fills i els registres o etiquetes de propietat de mascotes.
Pas 2. Emmagatzemeu els vostres registres financers per demostrar el que teniu
Els registres financers i de propietat són importants per al reemborsament i l’assegurança després de qualsevol tipus de desastre, així que incloeu-los sempre a la vostra caixa de seguretat. Poseu registres en paper de tot el que tingueu i de tots els vostres béns perquè pugueu recuperar-los si hi ha un accident i heu de marxar.
- Els registres de propietat importants inclouen l’escriptura de casa, l’avaluació del valor de la propietat, el títol del vostre cotxe i altres documents de registre, el testament i la informació del compte bancari i de jubilació. Incloeu també còpies de qualsevol pla d’assegurança que tingueu.
- En general, els registres de les obligacions financeres recents o en curs també s’han d’indicar a la casella. Els exemples inclouen els vostres documents hipotecaris, informació del préstec, pensió alimentària, manutenció infantil, registres de pagaments automàtics per cable, gimnasos, serveis públics o subscripcions i les declaracions d’impostos més recents.
- Si llogueu la vostra casa en lloc de ser-la propietària, incloeu el contracte d’arrendament o de lloguer.
Pas 3. Incloeu els vostres registres mèdics perquè no els perdeu
També necessitareu la vostra història clínica i mèdica en cas d’emergència. Assegureu-vos que teniu registres de vacunació i vacunes, llistes de medicaments que preneu, una llista de les vostres al·lèrgies o afeccions de salut, informació de l’assegurança mèdica, formularis de procuració mèdica i informació de contacte dels vostres metges i dentistes perquè pugueu contactar-hi si haver de.
- Recordeu que també heu d’incloure tota aquesta informació per a altres membres de la vostra llar o família.
- Si teniu alguna discapacitat, assegureu-vos d'afegir registres que ho demostrin, així com qualsevol documentació sobre els vostres beneficis o compensació.
- Si teniu una mascota, incloeu també registres veterinaris.
Pas 4. Feu fotos de qualsevol element o propietat valuós per cobrir una assegurança
No tot el que teniu pot cabre a la vostra caixa de seguretat, de manera que conservar fotos d’elements valuosos us pot ajudar si hi ha alguna cosa danyada i heu de presentar reclamacions d’assegurança. Feu fotos de qualsevol cosa valuosa que es pugui danyar en un accident. Emmagatzemeu còpies físiques de les imatges al quadre i també pengeu còpies digitals a una unitat flash o a un fitxer d’emmagatzematge al núvol.
Alguns articles per als quals necessiteu cobertura inclouen la vostra llar, cotxe, obres d'art, articles de col·lecció o aparells electrònics cars
Pas 5. Deixeu diners a la caixa de seguretat per si de cas
Si hi ha un tall elèctric o ha de sortir de casa, és possible que no pugui accedir al seu compte bancari. Deixeu un fons d’efectiu d’emergència amb petites factures, que no superin els 20 euros, per si necessiteu diners durant una emergència.
Tot i que és important tenir efectiu d’emergència, no deixeu tots els estalvis allà. El FDIC assegura els diners d’un compte bancari i els diners de la caixa de seguretat no. És millor deixar la major part dels vostres estalvis al banc i emmagatzemar només el que pugueu necessitar en efectiu
Pas 6. Utilitzeu un arxiu amb fitxer que es pugui bloquejar per obtenir un paper menys important
Qualsevol llar té molts altres tràmits que no són crítics i que no necessiten estar a la caixa de seguretat. La millor manera d’emmagatzemar aquests documents és amb un arxiu metàl·lic que es pot bloquejar. Això els manté protegits i organitzats i no us heu de preocupar d’intentar portar-los amb vosaltres si necessiteu sortir de casa vostra.
- Alguns tràmits importants, però no crítics, inclouen extractes bancaris recents, declaracions d’impostos de més d’un any, papers escolars o de treball, factures de serveis públics, extractes de targetes de crèdit i rebuts importants.
- En general, si les factures o extractes tenen més d’un any, podeu esmicolar-los. També podeu digitalitzar-los si voleu guardar registres sense cap molèstia.
Consells
- Si preferiu emmagatzemar els vostres documents fora de casa vostra, també podeu llogar una caixa de seguretat al vostre banc. Pregunteu a un caixer sobre les vostres opcions.
- Per preparar-vos per a una emergència, també és una bona idea emmagatzemar aliments, aigua, medicaments, llanternes, una ràdio portàtil i un kit de primers auxilis.
Advertiments
- Si alguna vegada hi ha una emergència i heu d'abandonar la vostra llar immediatament, prioritzeu primer la seguretat de tots. Els vostres documents poden esperar fins que tothom surti.
- No posis en perill la teva vida ni la teva seguretat per salvar els teus documents.
