Si treballeu amb l’associació governamental estudiantil de la vostra escola, és possible que us vegeu involucrat en la planificació del ball de tornada. Un ball escolar és un gran esdeveniment i planificar-lo adequadament no només significa triar temes i decoracions, sinó equilibrar els pressupostos, reservar entreteniment i ajudar a coordinar un gran nombre de voluntaris. El procés de planificació pot ser llarg, però si us assegureu que teniu prou ajuda, diners i temps per començar, podeu fer un ball de tornada amb èxit.
Passos
Part 1 de 4: Implicació de la gent
Pas 1. Contractar voluntaris
Planificar un ball requereix molta feina, així que és millor comptar amb un equip de gent per ajudar-vos. Formeu un comitè format per 5-10 voluntaris que vulguin treballar en el ball de tornada.
- Feu participar els oficials de classe. Aquesta és una manera senzilla d'ajudar a garantir que totes les classes tinguin una veu uniforme en el procés de presa de decisions.
- Contractació de governs estudiantils externs. Si la vostra organització ho permet, contracteu estudiants de tot el campus que vulguin participar en activitats de lideratge.
- Associeu-vos amb altres organitzacions, com ara grups de lideratge o grups de lideratge d'estudiants. Això us ofereix més suport per part dels estudiants i dels voluntaris potencials.
Pas 2. Creeu una llista bàsica de tasques
A mesura que avança la planificació de la dansa, aquesta llista pot anar creixent, però ajudarà el vostre equip a mantenir la tasca. Començar amb:
- Data
- Tema
- Ubicació
- Decoracions
- DJ
- Fotògraf
- Refrescos
- Xapers
- Pressupost
- Conseller de facultat
Pas 3. Delegar
Un cop tingueu els vostres voluntaris, és important assegurar-vos que tots saben quines feines cal fer. Posa a determinades persones al capdavant de determinats assumptes i delega el que cal fer a la persona adequada.
- Algunes feines, com ara escollir un assessor i un tema, s’han de fer en equip. D’altres, com ara obtenir pressupostos de llocs i fotògrafs, poden ser gestionats per un particular o un petit subcomitè.
- Disposar de grups per cobrir locals, entreteniment, publicitat i venda d’entrades i decoració.
- Feu un registre regularment amb el vostre equip. Pregunteu: "Ja ho hem completat?" o "Com estem buscant un DJ?" sempre que el vostre equip es reuneixi per ajudar a mantenir tothom en tasques.
- Configureu un sistema de registre perquè la gent pugui informar del seu progrés. Teniu un espai on podeu escriure una llista de comprovació important del que cal fer o mantenir un calendari compartit entre el vostre grup perquè tothom pugui informar del seu progrés.
Pas 4. Trobeu un assessor del professorat
Igual que altres grups d’estudiants, un comitè de tornada necessitarà un assessor docent. Si un no està assignat prèviament, busqueu un professor de confiança o que vingui ben recomanat per altres membres del comitè.
El vostre assessor hauria d’estar implicat en els plans del vostre comitè. Mantingueu-los al dia de tot el que feu fent-los assistir a la planificació de reunions i proporcionant-los notes de reunió
Pas 5. Contracteu acompanyants
Els pares voluntaris són importants no només per controlar els estudiants, sinó també per ajudar a configurar i executar el ball. Reuneix un grup de pares voluntaris junts per ajudar a la nit del ball.
- Consulteu a la vostra escola per veure quants acompanyants necessiten per alumne. Moltes escoles tenen les seves pròpies directrius i és important complir la normativa de la vostra pròpia escola.
- Col·laboreu amb l’associació de pares i professors de la vostra escola per trobar voluntaris. Demaneu assistència a una reunió perquè pugueu presentar-los directament l’oportunitat i passar una llista d’inscripcions.
Part 2 de 4: Planificació de les finances de la dansa
Pas 1. Obteniu pressupostos
Si esteu contractant un DJ, rebent refrigeris, obtenint ajuda professional amb la decoració o contractant un fotògraf professional, comenceu a recollir pressupostos amb un mes d’antelació com a mínim.
- Pregunteu sobre recàrrecs o despeses d'equipament, així com sobre les tarifes per hora. Informeu-vos sobre el que subministraran els vostres proveïdors i sobre el que s'espera que tingueu. Per exemple, consulteu amb el vostre DJ per veure si proporcionen el sistema de so o si n'haureu de llogar un des d'altres llocs.
- Poseu-vos en contacte amb almenys tres opcions per a cada proveïdor per assegurar-vos que obtingueu preus competitius.
Pas 2. Feu el vostre pressupost
El vostre pressupost dictarà gran part del que podeu fer i no fer. Parleu amb el tresorer del vostre govern estudiantil per entendre millor els diners que el vostre comitè ha de gastar en el ball.
- Demaneu al vostre assessor del professorat que verifiqueu el pressupost. Mireu si l’escola aportarà alguna cosa fora dels diners del govern dels estudiants.
- Planifiqueu el pressupost per incloure tot el que necessiteu. Utilitzeu les cotitzacions que heu rebut dels vostres proveïdors, així com plans i rebuts pressupostaris d’anys anteriors per esbrinar el que costarà la dansa.
- No deixeu que el vostre pressupost superi la quantitat que teniu disponible. Reviseu sovint el pressupost per assegurar-vos que esteu en bon camí.
Pas 3. Recaptació de fons
Si el vostre pressupost no és suficient per cobrir el cost del ball, creeu un pla de recaptació de fons amb el vostre comitè. Exploreu diverses opcions dins i fora del campus.
- Organitzeu vendes de forns al campus durant els períodes de dinar, així com abans i després de l’escola.
- Col·laboreu amb altres grups d’estudiants per recaptar diners organitzant esdeveniments com un rentat de cotxes. Els esdeveniments que us permeten arribar a la vostra comunitat us ofereixen més oportunitats d’ingressar en efectiu.
- Pregunteu als restaurants locals si ofereixen nits de recaptació de fons. Alguns restaurants poden oferir programes que donen un cert percentatge de beneficis durant la nit a una organització estudiantil. Associeu-vos a un restaurant local i feu difusió a través de flyers, correus electrònics i xarxes socials.
Part 3 de 4: Planificació de la logística de la dansa
Pas 1. Trieu un tema
Tingueu a punt un tema com a mínim un mes abans del ball. Vine amb cinc o sis idees temàtiques com a comitè i fes un vot a tot el campus perquè els estudiants puguin escollir el seu favorit.
- Obteniu l'aprovació del vostre assessor de personal per a qualsevol tema potencial. Aclarir el tema al principi impedeix la possible desaprovació posterior.
- Trieu temes que s’adaptin a l’estat d’ànim del ball. Si voleu una dansa més formal, pot ser que sigui més adequat un tema de Old Hollywood. Si voleu un ball més informal, alguna cosa com Beach Luau pot encaixar millor.
Pas 2. Reserva un local
Tant si el ball es farà a un hotel local com al gimnàs de l’escola, assegureu-vos de reservar un local el més aviat possible. Presentar una reserva d’habitació adequada a la vostra escola us garanteix que obtingueu l’espai que necessiteu.
- Feu una còpia del contracte de lloc o de la reserva d’habitació per als vostres propis registres, de manera que pugueu fer-hi referència sempre que ho necessiteu.
- Incloeu totes les instal·lacions necessàries a la vostra reserva. Si necessiteu gimnàs, banys i cuina per guardar refrigeris, assegureu-vos d’enumerar-los tots.
Pas 3. Reserva els teus proveïdors
Feu la reserva del vostre DJ, fotògraf i altres usuaris tan aviat com es fixi el pressupost. Reserveu qualsevol altre equip que els vostres venedors puguin necessitar, com ara sistemes de so, també en aquest moment.
- Col·laboreu amb el vostre assessor de personal per assegurar-vos que tots els contractes estiguin correctament redactats i que incloguin tota la informació que necessiteu el vostre centre educatiu.
- Conserveu còpies de qualsevol contracte o acord per revisar-lo.
Pas 4. Creeu un pla de dia
Abans que tot esdevingui massa trepidant amb la resta de tornades a casa, feu un pla detallat de com voleu que funcioni el dia del ball. Establiu el dia del pla amb un mes d'antelació.
- Teniu una planta detallada de la vostra ubicació i de com voleu decorar.
- Dibuixeu on ha d’anar el DJ, on està instal·lada la tauleta d’entrades, on s’han d’encenar els llums i altres detalls.
- Creeu un pla per revisar la capa. Decidiu on s’emmagatzemaran les capes, on s’establirà la taula i com etiqueteu les capes per mantenir-les organitzades. Assegureu-vos també que tingueu almenys un voluntari per atendre la taula i dos per recuperar abrics.
- Designeu algú com a coordinador del dia. Aquesta persona es comunicarà amb els voluntaris la nit del ball i solucionarà qualsevol problema que pugui sorgir.
Pas 5. Aneu a comprar
Obteniu tots els subministraments que necessiteu per decorar amb dues o tres setmanes d’antelació. D’aquesta manera, teniu molt de temps per trobar alternatives per a alguna cosa si no la podeu trobar localment. Compreu menjar el dia o el dia abans perquè res no vagi malament.
- Consulteu a les botigues locals si estan disposats a donar determinats articles o a oferir un descompte a l’escola.
- Posa en espera objectes més grans o objectes peribles. Parleu amb el vostre mercat local sobre com reservar safates d’aliments per endavant i recollir-les el dia del ball. Feu el mateix per a objectes de decoració més grans que potser no podreu guardar fàcilment al campus.
Pas 6. Veneu entrades
Comenceu a vendre entrades almenys dues setmanes abans del ball real. Complimenteu les vendes amb anuncis als anuncis de l’escola, així com pancartes i pòsters a tot el campus.
- Anuncieu les dates de venda i els preus de les entrades amb antelació al diari de l’escola, durant els anuncis de l’escola i al lloc web de l’escola, així com a les xarxes socials.
- Instal·leu una taula per vendre abans i després de l’escola de mitja hora a hora, així com durant els períodes de dinar.
- Creeu un horari de voluntariat per assegurar-vos que la taula tingui personal durant tots els temps de venda. Col·laboreu amb el vostre tresorer per aconseguir altres voluntaris, si cal.
- Demaneu la vostra caixa com a mínim una setmana abans de començar a vendre bitllets. Parleu amb el vostre tresorer sobre si la caixa serà proporcionada per l'associació governamental d'estudiants, l'administració de l'escola o d'una altra font.
Part 4 de 4: Configuració del ball
Pas 1. Prepareu-vos per a la setmana anterior
La majoria de les escoles porten al ball de tornada amb una setmana espiritual de tornada. Les setmanes espirituals sovint comporten molts esdeveniments, així que assegureu-vos de saber qui i què estaran a la vostra disposició.
- Parleu amb el vostre assessor del personal sobre equips com taules i cadires. Assegureu-vos que estiguin preparats com a mínim unes hores abans del ball perquè pugueu configurar-lo.
- Parleu amb l'administració de l'escola per assegurar-vos que els vostres proveïdors tinguin zones designades per aparcar, descarregar i configurar. Recordeu que aquells que tinguin equip pesat hauran d’estar a prop del recinte.
- Crea un pla per al dia del ball. Col·laboreu amb el vostre comitè i qualsevol voluntari addicional per assignar tasques com ara la creació de cadires i la decoració. Assegureu-vos que tothom coneix la seva feina amb antelació.
Pas 2. Configureu el lloc
Doneu-vos a vosaltres i als vostres voluntaris almenys sis hores per muntar el ball. Configureu la decoració tant com sigui possible abans que arribin els vostres proveïdors.
- Feu que el DJ, el fotògraf i els acompanyants arribin aviat. Mostra al DJ la zona on treballarà i fes un recorregut per l’espai al fotògraf.
- Delegar tasques als acompanyants, com ara ajudar a revisar l’abric, controlar la pista de ball o ajudar a controlar la gent. Mostreu-los on han d’estar i poseu-los en contacte amb el dia del coordinador.
Pas 3. Gaudeix del ball
Assegureu-vos que vosaltres i tots els vostres voluntaris també tingueu temps per gaudir del ball. Feu pauses als horaris dels vostres voluntaris perquè tothom tingui temps per divertir-se.
- Per exemple, deixeu que un abonat us alliberi el vostre dia de coordinador una estona un cop hi estigui tot el món, o bé que tingueu un acompanyant que estigui comprovant els abrics mentre els assistents d'abric ballen.
- Els vostres voluntaris també són estudiants. Doneu-los temps per gaudir dels seus esforços.
Pas 4. Netejar el local
Tan bon punt acabi el ball, comenceu a endur-vos les decoracions i a netejar-les. Informeu-vos de quins serveis d’instal·lacions de la vostra escola s’encarregaran i planifiqueu fer la resta amb els vostres voluntaris.
- Els serveis d’instal·lacions solen cobrir coses com aspirar, netejar i netejar el bany. Les decoracions, les taules, les cadires i l’equip són sovint responsabilitat del comitè de tornada.
- Porteu subministraments de neteja addicionals, com ara tovalloles de paper, bosses d’escombraries, esponges i solucions de neteja. Això ajudarà a tenir cura de qualsevol marca o ratlla més petita al voltant del recinte.
- Assegureu-vos que totes les escombraries arribin a una zona d’escombraries designada. Pregunteu a la vostra escola si heu de programar una recollida i recollida de contenidors per a la neteja de l’esdeveniment.
- Intenteu reclutar tanta ajuda com sigui possible per a la neteja. També és una bona idea fer que els voluntaris passegin durant l’esdeveniment i recollin les escombraries, de manera que hi ha menys coses a fer després.
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Consells
- Assegureu-vos d’anunciar el vostre ball al màxim a l’escola. Utilitzeu pòsters petits i grans junt amb anuncis de butlletins i anuncis de PA.
- Mantingueu el ball assequible. Se suposa que és un esdeveniment divertit i els estudiants no hi aniran si creuen que no val la pena. Mireu els anys passats per veure quant costen els bitllets i intenteu no apujar el preu més que uns quants dòlars.
- Els temes per a danses poden ser des de Ready Glow fins a Under the Sea fins a una nit a Atenes. Obteniu idees creatives i fonts de l’alumnat.
