Una declaració de treball (SOW) és un document (i, generalment, un contracte legal) que formalitza la comprensió entre un contractista i un client. Per a cada projecte, el SOW especifica els serveis específics que es prestaran (generalment, desglossats en tasques separades a realitzar), el temps en què es duran a terme aquestes tasques i serveis i l'import i les dates de venciment del pagament. El seu objectiu bàsic és servir de full de ruta per al projecte i documentar les expectatives de les parts. Hauria de ser una descripció clara i senzilla en anglès de "Per què", "Qui", "Què", "Com", "Quan", "On" i "Quant?"
Passos
Mètode 1 de 2: Seguir les directrius generals
Pas 1. Escriviu el SOW abans de començar a treballar
El SOW generalment es crea després de finalitzar les negociacions bàsiques del contracte, però abans que comenci qualsevol treball en un projecte. De vegades, però, (especialment amb projectes sensibles al temps), les negociacions poden continuar després que els treballs hagin començat i el SOW no estigui finalitzat fins que el projecte estigui ben encetat.
Pas 2. Investigueu el format SOW requerit
No hi ha un SOW estàndard, ja que diferents indústries i projectes tenen diferents resultats i flux de treball. Un bon SOW és un SOW personalitzat.
Pas 3. Aconsegueix-ho bé la primera vegada
Tot i que el SOW original en si normalment no es revisa, normalment s’acostuma a fer un acord independent separat anomenat Ordre de canvi per modificar els termes del SOW. És una bona idea incloure un formulari de canvi de comanda en blanc amb el SOW. Tingueu en compte que Canviar comandes pot augmentar el cost del projecte. Un SOW ben escrit pot ajudar a reduir la necessitat d’una comanda de canvi. Cap client vol estar en una posició on les seves expectatives específiques queden indocumentades, cosa que pot provocar retards, un augment del cost total o insatisfacció.
Mètode 2 de 2: Estil de domini i especificacions en SOWs
Pas 1. Incloeu l’objectiu
Aquesta secció respon a la pregunta "Per què?" És una visió general d’alt nivell del projecte i els seus objectius. S’accepten descripcions generals a l’hora d’elaborar aquesta “visió d’ocell” del projecte, però eviteu un llenguatge que es pugui interpretar de més d’una manera. Sigues clar; descriviu objectius mesurables i assolibles que realment es puguin assolir en el període de temps especificat.
Pas 2. Incloeu un debat sobre l'abast
Aquesta secció proporciona una afirmació definitiva (sense opcions ni alternatives) del "Què?" i com?" Quina és la feina? Com s’aconseguirà? O, sovint, què NO és el treball i què NO s’aconseguirà. Quins són els supòsits? Quins lliuraments (articles que el contractista presenta a un client per a la seva revisió i aprovació) s'estan produint? Què, a part dels lliurables, ha de passar administrativament (gestió de projectes) en termes d'informes de progrés, seguiment de temps i altres comunicacions.
Pas 3. Afegiu una ubicació, si és possible
Aquesta secció opcional descriu on es realitzarà l'obra (si escau).
Pas 4. Incloeu un marc de temps
Aquesta secció opcional especifica el temps total permès per a la finalització del projecte, les hores màximes facturables per període de temps i els horaris específics per a revisions formals o altres fites del projecte.
Pas 5. Configureu la programació
En aquesta secció s’indiquen quines tasques s’han de completar amb quina data i hora i qui és el responsable de fer que això passi. Les descripcions de tasques i resultats (principalment lliurables) han de ser detallades, inequívocs i senzilles perquè siguin fàcils d'entendre. A part dels lliuraments, la programació pot contenir entrades per a proves de garantia de qualitat, proves de consumidors i informes de progrés.
- Tot i que el calendari hauria de ser específic, no us centreu en el "Com", ja que això pot posar massa obstacles davant la finalització del projecte amb èxit. És suficient una descripció bàsica de la metodologia necessària per utilitzar.
- La programació sovint incorpora detalls dels criteris d’acceptació (per mesurar la qualitat del resultat) i de les fites de pagament (normalment després de l’acceptació dels lliuraments clau), tot i que es poden descriure en una secció diferent i diferent.
Pas 6. Incloeu una secció sobre acceptació
En aquesta secció es descriu el mecanisme de com les parts determinaran si el producte o servei és acceptable. Els criteris poden anar des d’uns estàndards de qualitat mesurables fins a un nombre especificat de proves, però en tot cas han de prestar-se a una avaluació objectiva.
Pas 7. Especifiqueu les normes
En aquesta secció es descriuen les normes del sector que s'han de complir per complir el contracte. En lloc de reproduir físicament els estàndards de la indústria al SOW, és suficient fer referència específicament a un conjunt d’estàndards.
Pas 8. Incloeu els requisits de plantilla
En aquesta secció s’especifiquen els requisits especials de plantilla, per exemple, el nombre d’empleats que treballen al projecte, els requisits educatius (títols o certificacions).
Pas 9. Tingueu en compte el preu
Aquesta secció tracta la qüestió de "Quant?" El pagament és una quota fixa? Com tenen en compte les despeses / costos? El pagament es realitzarà en forma fixa o fraccionada? Quin és el calendari de pagaments? Hi ha fites de pagament?
Pas 10. Incloeu qualsevol suposició
La majoria dels projectes estan impregnats per diverses incògnites, per a les quals les parts han de fer diversos supòsits. En essència, els supòsits són les condicions que el contractista espera que existeixin per tal de completar el projecte d’acord amb els termes del SOW. Per exemple, el contractista pot assumir que es concedirà als seus empleats accés a la xarxa informàtica del client per tal d’instal·lar el programari lliurable. La secció de Supòsits hauria d’identificar tants supòsits com sigui possible i establir un pla de contingència o les conseqüències en cas que fallissin els supòsits.
Pas 11. Incloeu paràmetres per a la gestió de projectes
En aquesta secció es descriu el procés de seguiment del progrés del projecte. Incloeu elements com ara: reunions setmanals, informes d’estat periòdics, informes de progrés periòdics i reunions d’equips de gestió de projectes. Aquesta secció també és un bon lloc per descriure les obligacions addicionals que puguin derivar-se del projecte, com ara manteniment i reparació després del disseny i / o instal·lació inicial.
Consells
- Si s’escau, sol ser de l’interès del client retenir una part del pagament final fins que es demostri que tots els lliuraments funcionen junts.
- En general, un SOW ben redactat no hauria de fer referència a cap document extern (a part de les normes de la indústria).
- Assegureu-vos de recollir totes les promeses fetes durant les presentacions de vendes i les negociacions de contractes al vostre SOW abans que el projecte comenci.
- Per detallar la programació, utilitzeu un llenguatge de calendari que permeti certa flexibilitat. Per exemple, “dos mesos després de X, Q. A. es completaran les proves ", en lloc de" El 5 de juny, Q. A. les proves es completaran ". Això permet que el projecte avanci sense problemes (sense ordres de canvi) si es produeix un retard abans del procés.
- El SOW es pot designar "Confidencial". Si és així, el SOW hauria de contenir una breu secció que descrigui les conseqüències (normalment una multa monetària fixa) per a qualsevol incompliment de la confidencialitat.
