L’arxiu és sovint una tasca necessària per a la feina i a casa. Si ometeu la presentació durant massa temps, podeu acumular una gran pila de paper que trigarà hores o fins i tot dies a ordenar-se. Per mantenir la safata d'entrada lliure de desordres, ordeneu els papers que rebeu diàriament. A continuació, creeu un sistema de fitxers que us funcioni. Utilitzeu el vostre sistema per ordenar els documents de manera que pugueu accedir fàcilment a documents importants sempre que ho necessiteu.
Passos
Mètode 1 de 3: Maneig de la vostra entrada diària de paper
Pas 1. Creeu una casella central per contenir els papers fins que pugueu ordenar-los
Una caixa d’entrada central és on col·loqueu tots els papers que es troben cada dia al vostre escriptori o a la vostra bústia de correu. Això us pot ajudar a mantenir-vos organitzat fins que tingueu temps d’ordenar i gestionar cada element.
- Podeu utilitzar una caixa de cartró petita com a caixa d’entrada central o obtenir una caixa, una cistella o una safata especials per a aquest propòsit.
- Col·loqueu la caixa a la cantonada del vostre escriptori, sobre una taula propera a la porta d’entrada o en algun altre lloc visible perquè no us n’oblideu.
Pas 2. Aneu a la casella diàriament i reserveu els elements importants
Mireu cadascun dels articles de la vostra caixa d’entrada una vegada al dia per cercar articles que requereixin la vostra atenció immediata. Aquests poden incloure factures que s’han de pagar aviat, invitacions a festes o formularis sensibles al temps. Deixeu de banda aquests articles perquè pugueu cuidar-los immediatament.
És possible que vulgueu obtenir un segon quadre amb un color diferent al de la primera casella on posar elements urgents. Per exemple, podeu obtenir un quadre vermell que indiqui que es tracta d’elements urgents
Pas 3. Col·loqueu els elements que vulgueu arxivar en un quadre de fitxers
Conserveu una tercera casella al costat de la casella central d’entrada i la casella urgent. Utilitzeu-lo com a punt de recollida dels articles que vulgueu arxivar. Això us ajudarà a mantenir-los organitzats fins que estigueu a punt per arxivar-los.
Assegureu-vos que aquest quadre tingui un color diferent que els altres quadres. En cas contrari, podeu barrejar les caixes
Pas 4. Introduïu els elements innecessaris a una paperera de reciclatge de paper
Qualsevol correu no desitjat o altres articles no essencials que acabin dins de la caixa d’entrada poden anar directament a la paperera de reciclatge. Identifiqueu aquests elements a mesura que passeu pels documents i moveu-los a la paperera de seguida per ajudar-vos a mantenir lliure el desordre de la caixa.
- Mantingueu la paperera de reciclatge a terra per no confondre-la amb les altres caixes.
- Si algun dels elements innecessaris conté informació personal, tritureu-los abans d’eliminar-los.
Mètode 2 de 3: triar un sistema de fitxers
Pas 1. Designeu un fitxer mensual i diari si teniu moltes tasques a gestionar
Això es coneix com el sistema de fitxers Tickler i és una bona manera de fer un seguiment del que heu de fer cada dia. Designeu una carpeta de fitxers per a cada mes i una carpeta per a cada dia del mes. A continuació, inseriu elements als fitxers. Arxiveu els articles segons les dates que necessiteu per treballar-hi.
Per exemple, si heu de pagar una factura el 23 de setembre, inseriu-la a la carpeta corresponent a aquesta data
Pas 2. Arxiveu carpetes alfabèticament per tenir a mà els documents importants
L’arxiu alfabètic és útil per trobar fitxers per a persones, empreses o temes individuals. Pot ser ideal si teniu molts clients i voleu conservar un fitxer sobre cadascun d’ells o si voleu una manera senzilla de gestionar la vostra presentació a casa.
- Assegureu-vos de col·locar primer el cognom de les persones a les etiquetes dels fitxers, com ara "Jones, Susan" o "Watson, David".
- Ignoreu paraules com "El", "A" i "An" quan envieu el nom de l'empresa. Per exemple, si teniu un client el negoci del qual es diu "La deessa del pastís", arxiveu segons la "C" a "Pastís" i ignoreu la "T" a "La" quan presenteu.
Pas 3. Trieu un sistema de fitxers numèrics per a les necessitats de presentació a curt termini
Si teniu un projecte a curt termini per al qual voleu mantenir registres, és possible que un sistema de fitxers numèrics funcioni millor. És quan assigneu un número a cada document i el fitxer segons el número. Tot i això, tingueu en compte que també haureu de fer un seguiment de quin document correspon a quin número, com ara mitjançant un full de càlcul.
- Per exemple, podeu assignar tots els articles que vau rebre durant la setmana del 14 de març a una carpeta de fitxers amb l’etiqueta 1 i, a continuació, tots els articles de la setmana del 21 de març en un fitxer amb l’etiqueta 2, etc.
- Una altra opció és etiquetar els fitxers per data i organitzar-los cronològicament. Per exemple, els articles rebuts el 2 de maig de 2018 es podrien conservar en un fitxer amb l'etiqueta 2018-05-02.
Pas 4. Codi de colors dels fitxers perquè la cerca d’elements sigui ràpida i senzilla
Designeu un color per a cada categoria dels fitxers. Això us ajudarà a localitzar una categoria de fitxers d'un cop d'ull.
- Per exemple, utilitzeu el vermell per a les factures mèdiques, el blau per als impostos i el verd per a les assegurances.
- Per codificar els fitxers numèrics o alfabètics, assigneu un color a un rang numèric o alfabètic, com ara fer que els fitxers 1-25 o A-G siguin verds, 25-50 o H-M morats i 50-75 o N-R grocs.
Pas 5. Incloeu informació addicional rellevant a la carpeta de fitxers
Afegir informació addicional per descriure el contingut del fitxer o qualsevol acció necessària també ajudarà a fer més eficaç el vostre sistema de fitxers. Per fer-ho, és possible que vulgueu afegir 1 o més dels elements següents:
- Número o nom del fitxer
- Títol del fitxer
- Data d’obertura i tancament del fitxer
- Nom del departament o equip
- Número de registre de l'ordinador
- Data d’eliminació i mètode d’eliminació
Mètode 3 de 3: organització de documents en fitxers
Pas 1. Col·loqueu el document més recent a sobre del fitxer
Utilitzeu la data que apareix al document per ajudar-vos a fer-ho. Un cop hàgiu preparat els vostres documents i configureu el vostre sistema de fitxers, podeu començar a col·locar elements en fitxers. Assegureu-vos sempre de conservar els documents més recents de cada fitxer a la part superior per facilitar-ne l'accés.
Per exemple, si teniu un fitxer per a l’assegurança del propietari, us recomanem que col·loqueu el registre més recent de l’assegurança de propietari que pagueu a la part superior del fitxer
Pas 2. Guardeu fitxers adjunts amb els documents als quals es relacionen
Si teniu algun rebut o altres documents rellevants que calgui conservar juntament amb un altre document, assegureu-vos de mantenir-los junts al mateix fitxer. Fins i tot és possible que vulgueu grapar o adjuntar clips a la part posterior del document.
Per exemple, si teniu un rebut per pagar la vostra factura elèctrica, grapeu-la darrere de la factura per si la necessiteu
Pas 3. Col·loqueu documents grans en sobres separats
Podeu arxivar aquests sobres darrere dels fitxers amb què estan relacionats. Assegureu-vos d’incloure una descripció del contingut a la part frontal del sobre. Això ajudarà a eliminar el desordre dels fitxers i a millorar l'eficiència del sistema de fitxers.
Per exemple, si teniu els plànols d’un projecte en què esteu treballant, podeu col·locar-los en un sobre gran
Pas 4. Arxiveu el document original i elimineu-ne les còpies
No arxivar duplicats ajudarà a evitar confusions quan cerqueu un element als vostres fitxers. Si us trobeu amb algun duplicat, elimineu-los i arxiveu només el document original.
Si no esteu segur de quin document és l'original, és possible que hagueu de presentar els dos elements per assegurar-vos que en teniu l'original. Tot i això, intenteu no fer-ho massa sovint, ja que els vostres fitxers s’ampliaran ràpidament
Consells
- Si no esteu segur de si voleu arxivar o reciclar un element, conserveu-lo durant 30 dies i torneu-lo a avaluar.
- L’escaneig de documents no essencials és una altra bona manera d’esborrar el desordre de paper mantenint la informació d’un document en cas que la necessiteu.
